Marjolijne Banks-van der Ven
Gepubliceerd: 8 oktober 2020
Door administraties te koppelen met RGS kun je sneller, gemakkelijker en met een kleinere foutkans rapporteren. In dit artikel vertellen we je in het kort wat RGS is, hoe het werkt en wat de voordelen zijn voor jou als boekhouder of accountant.
Cijfers en rapportages
Als financieel dienstverlener lever je het hele jaar door informatie aan uiteenlopende partijen. Je laat niet alleen je klanten weten hoe het gaat met hun bedrijf, maar ook banken en diverse overheidsinstanties vragen om cijfers en (verplichte) rapportages.
Hierbij gebruik je SBR (Standard Business Reporting), de nationale standaard voor de digitale uitwisseling van alle bedrijfsmatige rapportages. Helaas sluiten codes van de grootboekrekeningen in je eigen administraties niet altijd naadloos aan op SBR en kost het veel tijd om voor iedere administratie de juiste cijfers op de juiste plek te zetten. Een foutje is daarbij zo gemaakt.
Om het rapportageproces efficiënter te maken, ontwikkelden softwareleveranciers en koepelorganisaties in samenwerking met de overheid het Referentie Grootboek Schema (RGS).
Grootboekrekeningschema naar SBR-codes
RGS maakt het gemakkelijker om jouw grootboekrekeningen aan de juiste SBR-codes te koppelen. Het RGS-schema bevat de RGS-codes die je mapt met de grootboekrekeningen uit je bedrijfsadministraties. De RGS Taxonomie zorgt voor de koppeling tussen het RGS-schema en de diverse SBR-rapportages van bijvoorbeeld de KvK, de Belastingdienst en het CBS.
Je kunt je eigen grootboekschema vervangen door een RGS-schema, maar dat hoeft niet. RGS kan ook een aanvulling zijn op de codes en omschrijvingen in jouw administraties. Het bestaande grootboekrekeningschema blijft dan intact en wordt verrijkt met RGS-codes. Als je dan na de koppeling met RGS werkt in je administraties, zie je nog steeds je eigen codes en omschrijvingen staan. Maar zodra je een rapportage voor bijvoorbeeld de Belastingdienst maakt, zorgt de aanvullende RGS-code ervoor, dat de saldi van de grootboekrekeningen automatisch worden toegewezen aan de bijpassende SBR-code.
Het onderstaande filmpje legt RGS in een paar minuten uit (bron: www.referentiegrootboekschema.nl).
Hoeveel tijd kun jij besparen?
De koppeling met RGS maakt rapporteren sneller, gemakkelijker en minder foutgevoelig. Je voorkomt een hoop handmatig werk, omdat je niet langer gegevens van het ene naar het andere systeem overtypt. Een SBR-rapportage wordt volledig geautomatiseerd opgesteld met de gegevens uit een bedrijfsadministratie.
RGS is handig als je gebruik maakt van fiscale pakketten of financiële rapportagesoftware, waarmee je op basis van een boekhouding eenvoudig tussentijdse rapportages en jaarrekeningen maakt. De rapportage software koppelt cijfers uit een administratie op basis van RGS automatisch aan de juiste rubrieken. Zo hoef je niet alle gegevens handmatig in te voeren en dat scheelt een hoop tijd. Bovendien is door de uniformiteit de kans op fouten kleiner.
RGS maakt het daarnaast gemakkelijker en betrouwbaarder om gegevens van bedrijven onderling te vergelijken, omdat je eenduidiger administreert. Dit zorgt voor meer inzicht in de financiële situatie van je klanten. Ook kun je klanten eenvoudige benchmark- en dashboardtools aanbieden die gebaseerd zijn op gestandaardiseerde gegevens.
Gemakkelijk een koppeling maken met RGS in SnelStart
Het koppelen van het grootboekrekeningschema aan RGS kan alleen in een online administratie in SnelStart Web.
In SnelStart Web koppel je in het pakket Accountant snel en eenvoudig het grootboekschema aan de juiste RGS-codes. De knop ‘Vul met suggesties’ stelt bij alle niet-gekoppelde rekeningen automatisch een koppeling aan een RGS-code voor. Je hoeft vervolgens de gekoppelde rekeningen alleen nog na te kijken en eventueel aan te passen. Je leest in dit blog hoe je dit doet.
Bij het koppelen aan een RGS-code kijkt het programma naar de unieke combinatie van een rekeningnummer en de omschrijving. Hetzelfde rekeningnummer met een andere omschrijving en andere functie kan resulteren in een andere RGS-code.
Het RGS-schema is gekoppeld aan je account en niet specifiek aan één administratie. Als je voor je administraties een eenduidig grootboekschema gebruikt, hoef je de koppeling met RGS-codes maar één keer te maken.
