Jonneke Duin
Gepubliceerd: 13 december 2022
Wees niet bang voor automatisering
Als je al jarenlang elk bonnetje handmatig inklopt, kan automatisch verwerken soms als controleverlies voelen. Dat maakt het best spannend. Maar de nieuwste toepassingen werken wél. Boekingen worden bijvoorbeeld vaak al goed klaargezet. En je houdt zelf alles stevig in de hand, want je kunt elke boeking inzien, de bijbehorende documenten in de boeking bekijken en zaken rechttrekken als dat nodig is.
Begin bij het begin
Bij het begin beginnen, dat klinkt als een open deur. Ga van start waar de gemiddelde ondernemer te maken krijgt met administratie: verkopen. Zelfs klanten die de hele boekhouding uit handen geven, moeten die verkopen op een of andere manier registreren. Facturen maken en versturen gaat snel en foutloos in een online boekhoudprogramma als SnelStart en een moderne kassa kun je koppelen met de boekhouding. Dat scheelt handwerk en kan bijna niet misgaan. Meestal maakt het de administratie zelfs makkelijker en daar heeft geen enkele ondernemer problemen mee.
Digitaal aanleveren
Makkelijker kan het bijna niet. Een bonnetje fotograferen of een inkoopfactuur rechtstreeks mailen naar de administratie-mailbox. Daar wordt de informatie verwerkt via scan en herken, waarna je op kantoor alleen nog hoeft te controleren. Efficiënter werken, betekent meer tijd voor nog meer klanten. Daarnaast wil de jonge generatie ondernemers niets anders meer, want zij zijn gewend dat er voor alles een app is.
Werk met vaste prijzen
Veel boekhouders en accountants zijn bang dat ze door digitalisering hun uren niet meer kunnen maken. Want als bonnen en facturen al automatisch worden ingeboekt, dan heb je daar alleen nog controlewerk van. En waar bijna niets meer mis kan gaan heb jij veel minder werk dan wanneer je de bekende schoenendoos met bonnen moet uitzoeken. De oplossing: werk met abonnementen.
Anne ten Donkelaar, mede-eigenaar van Ten Donkelaar Administratie & Advies, werkt al sinds de oprichting van zijn onderneming in 2004 met vaste prijzen. Hij vertelt hierover:
Uurtje factuurtje was helemaal niks voor mij. Hier een telefoontje plegen, daar een mailtje wegwerken, hier een administratie bijwerken, daar een vraag beantwoorden. Dat is niet te doen joh. Ik was eigenlijk gewoon te lui om die uren te gaan bijhouden. Onze klanten betalen een vast tarief per maand. Zo weten ze exact waar ze aan toe zijn. En het is voor ons een extra stimulans om zo efficiënt mogelijk te werken. Al onze klanten doen een klein stukje administratie zelf."
"80% van de klanten wil maar één ding: weten wat er open staat en wie er aangemaand moet worden. Het cijferwerk geloven ze wel. Veel klanten vinden het daarom nog leuk ook om zelf een stukje administratie op zich te nemen. Ze hebben direct inzicht in hun boekhouding en weten in één oogopslag waar ze staan. Daarnaast is de facturering bij ons een eitje. Terwijl andere kantoren uren bezig zijn met het verwerken van al die uren, versturen wij met een druk op de knop alle facturen. Een win-winsituatie dus.
Automatiseer zoveel mogelijk
Als je veel automatiseert – en er kan heel veel tegenwoordig – verwerk je in minder tijd de administratie van een klant. Met een vaste prijs per maand gaat je uurtarief in verhouding omhoog, want je bent sneller klaar. Dat geeft tijd voor meer klanten. Zo neemt je omzet toe, terwijl je de klant een relatief laag bedrag rekent. Ook voor je medewerkers is dit een fijne manier van werken. Liever controleren, rechtzetten en het totaalplaatje interpreteren, dan elke dag urenlang bonnetjes inkloppen.
Stap voor stap
Voor je klanten is het ook fijn. Want veel ondernemers houden niet van boekhouden, ze zijn liever bezig met hun zaak. Door je klanten stap voor stap mee te nemen in de digitalisering, pakken ze het snel op en wordt het steeds interessanter. Ga met je klant zitten en laat ze zien hoe het werkt. Een verkoopfactuur sturen vanuit SnelStart is bijvoorbeeld makkelijk. Factuurnummers staan altijd goed en de btw-tarieven worden correct verrekend. Ook het uploaden van bonnen en inkoopfacturen is simpel en bespaart zowel de ondernemer als jezelf veel werk. De tijd die je neemt om het ze te leren, verdient zichzelf terug.
Is het voor jou tijd om de digitalisering voor je laten werken?
