Lisette Verhagen-Dijkers
Gepubliceerd: 15 januari 2022
Betaal of ontvang je wel eens geld in een andere periode dan de periode waarop de kosten of opbrengsten betrekking hebben? Denk bijvoorbeeld aan een verzekeringspremie, die je vooruitbetaalt in mei voor een heel jaar. De verzekering loopt in dit geval tot eind april volgend jaar. Je betaalt dan dit jaar al voor kosten die betrekking hebben op de eerste 4 maanden in het volgende jaar. En als je al die kosten in mei boekt, drukken die zwaar op het resultaat van die maand. Verdeel je kosten door te werken met transitorische posten.
Wat zijn transitorische posten?
Transitorische posten of transitoria vallen onder de kortlopende schulden of bezittingen. Het zijn opbrengsten en kosten die je niet in één periode boekt, maar die over meerdere periodes verdeeld moeten worden. Dit komt omdat het moment waarop de kosten of opbrengsten ontstaan niet hetzelfde is als het moment waarop er betaald wordt. Hieronder zie je een aantal voorbeelden van transitorische posten:
Voorbeelden van transitorische posten
• Vooruitbetaalde huur
• Vooruitbetaalde leaseovereenkomst
• Vooruitbetaalde verzekeringspremie
• Nog te betalen accountantskosten
• Nog te betalen rente
• Nog te ontvangen rente
Wat is uitgestelde omzet?
Bij uitgestelde omzet gaat het om omzet die je al wel op de bank hebt ontvangen, maar die je nog niet hebt verdiend. Je moet bijvoorbeeld de producten nog leveren in de komende weken of maanden.
Wat zijn uitgestelde kosten?
Bij uitgestelde kosten gaat het om kosten die je nu al hebt betaald, maar die pas in een latere periode als kosten worden opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor een langere periode die je in één keer vooruitbetaald, zoals huur, een leasecontract of verzekeringspremie.
Zo geven uitgestelde kosten of omzet een vertekend beeld
Uitgestelde kosten kunnen een verkeerd beeld geven van je financiële gezondheid. In de periode dat je een jaar of kwartaalfactuur boekt, geeft een grote betaling al snel een fout beeld voor je winst of verlies. Je betaalt bijvoorbeeld je huur in januari voor het komende jaar. De betaling in januari geeft dan de verkeerde indruk. Het lijkt net of je resultaat in die maand ineens een stuk lager is, terwijl de kosten betrekking hebben op het hele jaar.
Zorg voor een eerlijke spreiding
Je kunt het gelukkig oplossen met een transitorische post. Met de transitorische boeking wordt een grote betaling eerlijk verspreid over twaalf maanden. Zo ontstaat er een betrouwbaarder beeld van je financiële situatie.
Hoe zit het met btw en overlopende posten?
Overlopende posten hebben te maken met transacties die over een boekjaar heenlopen. Als je een factuur vooruitbetaalt, zoals je huur, dan moet je de btw nog steeds verrekenen op de factuurdatum. Maar de kosten worden verdeeld over 12 maanden en kunnen daardoor ook wel eens vallen in twee boekjaren. Als de factuurdatum niet overeenkomt met de startdatum van het contract, dan wordt het helemaal complex. Het juiste boekhoudprogramma helpt je deze boekingen snel en eenvoudig te maken.
Transitorisch boeken: zo werkt het
Met transitorisch boeken verdeel je eenmalige kosten dus over de een langere periode. Belangrijk om te weten: transitorisch boeken kan alleen in de downloadversie van SnelStart, niet in de webversie. Dit gaat in vier eenvoudige stappen:
• Selecteer in je administratie (om precies te zijn bij dagboek inkoop) de inkoopfactuur die je wilt ‘verdelen’.
• Kies het dagboek (memoriaal) waarin je de ‘verdeelboekingen’ wilt plaatsen.
• Kies de balansrekening (ook wel tussenrekening of overlooprekening) waarop je het saldo van het vooruitbetaalde bedrag wilt bijhouden.
• Klaar! Je transitorische boeking is gemaakt.
Handig: SnelStart onthoudt de laatst geselecteerde balansrekening bij het verdelen van een inkoopboeking.
Ondernemers vragen zich wel eens af: waarom zou ik eigenlijk gaan werken met transitorische posten? Wat levert het mij op? Het antwoord: een superrealistisch inzicht in je resultaten. Veel ondernemers baseren hun beslissingen op vertekende maandcijfers. Dat komt vooral door jaarfacturen en ‘uitgestelde kosten’, zoals verzekeringspremies, leasecontracten en huur. Als je in één maand je totale jaarpremie voor een doorlopende verzekering betaalt, geeft die maand een vertekend beeld voor je winst en verlies. De kosten hebben óók betrekking op de 11 maanden daarna. Met ‘transitorische boekingen’ verdeel je dit soort betalingen (en inkomsten!) eerlijk over de juiste periode. Zo ontstaat een betrouwbaar en realistisch beeld van je financiële gezondheid.
Gemakkelijk en snel werken met transitorische posten
Wil je werken met transitorisch boeken? Probeer SnelStart inZicht helemaal gratis en ga er zelf mee aan de slag. Transitorisch boeken is in SnelStart-termen 'het verdelen (van kosten) over een langere periode'. Bij een (opgeslagen) boeking in dagboek Inkoop vind je een knop Verdelen. Hiermee kun je de inkoopfactuur verdelen over een op te geven aantal maanden. Op ons Kennisplein zie je (met screenshots) hoe je transitorische boekingen maakt.
Tip: Het boeken van transitorische posten moet goed gebeuren. Ken je niet alle regels? Laat dit dan over aan je boekhouder of accountant. Die heeft alle kennis in huis.
