Wanneer heb ik een boekhouder of accountant nodig?

Bij ondernemen komen veel zaken kijken. Eén van deze zaken is het bijhouden van de administratie. Dit is gelijk een heel belangrijk onderdeel van ondernemen. Je bent als ondernemer immers verplicht om btw-aangifte te doen. Daarnaast is het prettig om een goed en betrouwbaar inzicht te hebben in de financiële positie van je bedrijf. Door een overzicht te maken van omzet en kosten weet je hoeveel winst u genereert of waar de hoogste kostenposten zitten.

1. De omvang van je bedrijf groeit

Eén van de grootste redenen om een boekhouder of accountant in te huren, is groei van je bedrijf. Een bedrijf met meer dan 50 medewerkers, een netto-omzet hoger dan 12 miljoen euro of een balanstotaal groter dan 6 miljoen euro is volgens de wet controleplichtig (artikel 396 lid 1 BW2). Dit betekent dat de jaarrekening van het bedrijf moet worden gecontroleerd door een openbaar accountant. De controle van de boekhouding is iets waar de boekhouder of accountant specifiek in is opgeleid. Een accountant heeft daarbij de bevoegdheid een verklaring af te geven over de betrouwbaarheid van je boekhouding. Dat is ook nodig op het moment dat bijvoorbeeld de bank een accountantsverklaring vereist.

In de praktijk blijkt het niet eenvoudig om vast te stellen of een bedrijf wel of niet controleplichtig is. Een goede accountant kan dit voor je uitzoeken. Als je bedrijf controleplichtig wordt, betekent dat overigens niet dat je de hele administratie moet uitbesteden. Je kunt een deel zelf blijven doen. Bijvoorbeeld het verwerken van in- en uitkomende facturen in uw administratie, het beheren van relaties en artikelen en dergelijke. De controle van jouw boekhouding dien je echter door een accountant te laten doen. Let op: een boekhouder heeft deze bevoegdheid niet!

2. Gebrek aan tijd

Naast groei van je bedrijf kan ook tijdgebrek een reden zijn om je administratie uit te besteden. Bijvoorbeeld omdat je werkzaamheden veranderen of als je plotseling meer opdrachten binnenkrijgt. Je kunt er dan voor kiezen om de boekhouding niet langer zelf te voeren, maar uit te besteden aan een boekhouder of accountant.

3. Complexiteit van uw boekhouding

Geen één administratie is hetzelfde. Vaak bepalen de werkzaamheden van je bedrijf de complexiteit van je administratie. Bijvoorbeeld hoeveel voorraad je hebt en moet bijhouden, of je producten of diensten aan het buitenland levert en hoeveel facturen je verstuurt of ontvangt. De ene ondernemer verstuurt slechts een handjevol facturen per maand terwijl de ander er dagelijks tientallen verstuurt en ontvangt. En een ondernemer met een webshop zal consequent zijn voorraad moeten bijhouden terwijl een zzp’er die veel in het buitenland werkt juist weer goed moet letten op de btw die geheven wordt.

Afhankelijk van de grootte en complexiteit van je boekhouding en je eigen kennis kun je ervoor kiezen een boekhouder of accountant in te schakelen. Hij of zij kan je helpen de administratie op orde te brengen en te houden. Een goede accountant adviseert je daarbij niet alleen over administratieve zaken, maar geeft ook advies op financieel, bedrijfseconomisch en fiscaal gebied.

4. Wat kun je zelf?

Tot slot is het goed om af te wegen wat je zelf kunt doen. Ben je iemand die trouw de boekhouding bijhoudt? Of zie je door de wirwar van bonnetjes en facturen niet waar je moet beginnen? Met een eenvoudig boekhoudpakket als SnelStart kun je veel administratieve taken zelf uitvoeren. Het inlezen van bankafschriften en het automatiseren van voorraden is bijvoorbeeld heel gemakkelijk.

De mate waarin de hulp van een boekhouder of accountant wenselijk is, is per ondernemer verschillend. Zo zijn er ondernemers die de boekhouding grotendeels zelf regelen en de accountant vooral inschakelen voor een gedegen advies, financieel inzicht en controle van de aangifte. Andere ondernemers kiezen er liever voor om zelf alleen facturen te versturen en ontvangen, maar overige administratieve taken, zoals het inlezen van bankafschriften, laten ze uitvoeren door een boekhouder.