Waarom is debiteurenadministratie belangrijk?

Facturen versturen, bijhouden of je klanten betalen, herinneringen sturen, contact met klanten onderhouden: het goed beheren van je debiteurenadministratie kan flink wat tijd in beslag nemen. Dat hoéft niet. Als je het slim aanpakt, is je debiteurenadministratie razendsnel piekfijn in orde. En dat verhoogt de gezondheid van je bedrijf.

Waarom is debiteurenadministratie belangrijk?

Niet of te laat betalende klanten behoren tot de grootste ergernissen voor ondernemers. Die ergernis groeit regelmatig uit tot probleem; van de faillissementen wordt 25 procent veroorzaakt door wanbetalers. Met een debiteurenadministratie kun je deze ergernissen én problemen in veel gevallen voorkomen.

Een debiteurenadministratie omvat alle activiteiten gericht op het laten betalen van je klanten. Van het bijhouden van de onbetaalde facturen tot al het regelwerk om het geld alsnog binnen te krijgen. Hoe strakker je deze klantenadministratie organiseert, hoe meer je bedrijf ervan profiteert. Wanneer je soepel omgaat met een slecht betalende klant, dan ervaart die klant geen (of minder) noodzaak om snel te betalen. Met een goede debiteurenadministratie staat het geld van die klant sneller op je rekening. Dat vergroot de financiële slagkracht en gezondheid van je onderneming.

3 voordelen van gestructureerd debiteurenbeheer

Het goed bijhouden van de debiteurenadministratie biedt voordelen voor jezelf én voor je klanten. We lichten drie belangrijke voordelen uit.

Duidelijkheid voor alle betrokkenen

Een debiteurenadministratie schept structuur en zorgt dat altijd duidelijk is wat er moet gebeuren als een klant niet (op tijd) betaalt. De vervolgstappen zijn helder voor zowel je debiteur als jezelf (of je administratieve medewerker). Wanneer je klant op het juiste moment betalingsherinneringen ontvangt, snapt hij dat het herinneringsproces eindig is en dat hij snel moet betalen. Voor jezelf is het prettig als het debiteurentraject voor iedere klant op dezelfde wijze verloopt. Het is vervelend en tijdrovend om per klant te moeten bijhouden welke afspraken zijn gemaakt en welk proces is gevolgd.

Geen kostbaar en tijdrovend incassobureau nodig

Als een klant na meerdere herinneringen nog steeds niet betaalt, wordt de zaak in veel gevallen overgedragen aan een incassobureau. Onprettig voor je klant én voor jou. De tussenkomst van een incassobureau verstoort jouw relatie met de klant en een incassotraject is kostbaar en tijdrovend. Een gestructureerd debiteurenproces laat je klant sneller betalen, waardoor je veel minder vaak zo'n bureau hoeft in te schakelen.

Financieel gezonder bedrijf

Een goede debiteurenadministratie zorgt dat het geldbedrag wat je bij klanten hebt uitstaan, sneller op je rekening staat. Dat betekent dat je liquiditeit verbetert en je meer vermogen beschikbaar hebt. Je kunt je rekeningen makkelijker betalen (je bedrijf kan tegen een stootje) en je hebt meer ruimte om te investeren (je kunt je ambities waarmaken).

Hoe pak je de debiteurenadministratie en wat kost het?

Hoe zorg je nu dat het debiteurenbeheer van jouw onderneming op orde is? En wat zijn de kosten? Je kunt de debiteurenadministratie (deels) uitbesteden, maar je kunt het ook zelf doen ((met behulp van software). De manier waarop je het aanpakt, bepaalt ook voor een belangrijk deel hoe duur het is.

1. Debiteurenadministratie uitbesteden

Als je je debiteurenadministratie uitbesteedt, heb je er geen omkijken naar. Dit bespaart tijd en frustratie. Je kunt er vanuit gaan dat het bij een gespecialiseerd bureau gegarandeerd goed voor elkaar is.

Als je je volledige debiteurenbeheer uitbesteedt, betaal je gemiddeld 3 tot 8 procent van het factuurbedrag (eigenlijk dus 3 tot 8 procent van je omzet).

Je kunt de debiteurenadministratie ook deels uitbesteden. Dan houd je de administratie in eigen beheer, maar besteed je bijvoorbeeld alleen het ‘najagen’ van wanbetalers uit aan een gespecialiseerd bureau. In dat geval betaal je een lager maandbedrag óf een bedrag per factuur die je uitbesteedt. Gemiddeld betaal je zo’n gespecialiseerde partij 1 tot 10 euro per handeling.

De kosten van het uitbesteden van het debiteurenbeheer hangen af van de grootte van je bedrijf en van de complexiteit van je debiteurenadministratie. Ook hanteren de gespecialiseerde bureaus verschillende tarieven.

2. Debiteurenadministratie (geautomatiseerd) zelf doen

Je kunt je debiteurenbeheer ook gewoon zelf doen. Veel ondernemers automatiseren dit (deels) met slimme software. Debiteurenbeheer software kost gemiddeld tussen de 20 en 70 euro per maand. Voor dit bedrag kun je ook een slim boekhoudprogramma aanschaffen die naast je debiteurenbeheer je volledige administratie én veel omliggende bedrijfsprocessen automatiseert. SnelStart is zo’n allround administratief programma met geïntegreerd debiteurenbeheer.

Online debiteurenbeheer van SnelStart

SnelStart heeft meerdere boekhoudprogramma’s waarin de debiteurenadministratie is geïntegreerd. Vanaf het pakket inBalans (en het nog meer geavanceerde inZicht, inControle en inHandel) stuur je in no-time herinneringen, aanmaningen en/of rekeningoverzichten voor vervallen klantfacturen. Dossiervorming - noodzakelijk als een klant uiteindelijk echt niet betaalt - is in SnelStart ook goed geregeld. Uiteraard heb je ook altijd inzicht in de factuurhistorie van je relaties. Je voegt bovendien eenvoudig een betaallink toe aan je factuur. Handig, want ondernemers die in hun factuur een betaallink opnemen hebben gemiddeld binnen 4 dagen hun geld.

Extra administratieve voordelen

Als je werkt met een geavanceerd boekhoudprogramma als SnelStart profiteer je van veel meer voordelen dan wanneer je specifieke debiteurensoftware gebruikt. Denk aan voordelen als:

Realtime inzicht - In SnelStart vind je handige dashboards die de belangrijkste cijfers en ontwikkelingen van je bedrijf visualiseren. Van je banksaldo en openstaande factuurbedragen tot je omzet, liquiditeit en het af te dragen btw-bedrag. Je hebt altijd een actueel, helder en realistisch inzicht in hoe je bedrijf presteert. Zo maak je gegronde keuzes en stuur je sneller bij wanneer dat nodig is.

Abonnementsfacturen versturen - Werk je met abonnementen of wil je dat doen? In SnelStart inBalans selecteer je eenvoudig welke klanten een factuur moeten krijgen voor welk abonnement. Met SnelStart automatiseer je je abonnementsfacturen, zodat ze altijd op tijd zijn en alles goed in je boekhouding is verwerkt.

Korting verwerken – Werk je met kortingen? Die verwerk je eenvoudig in SnelStart. Ook individuele prijsafspraken met klanten. Wie de offerte of factuur ook maakt: de korting wordt er automatisch in verwerkt.

Tweedehands artikelen verkopen – Werk je met tweedehands artikelen? Dan wordt de btw anders berekend dan reguliere btw. Over een tweedehands artikel is al eens btw betaald, dus dat hoeft niet nog eens. Met SnelStart bereken je de juiste btw op marge-artikelen. Je facturen voldoen aan de eisen en de btw-aangifte wordt goed berekend.

Vrijblijvend SnelStart-debiteurenadministratie uitproberen?

Wil je ook je volledige debiteurenadministratie én alles eromheen goed geregeld hebben, zodat je geniet van meer tijd, geld en gemak? Dan is SnelStart wellicht iets voor jou. Je kunt SnelStart vrijblijvend 30 dagen uitproberen. Bekijk welk pakket het beste bij jouw bedrijf past.