Sneller geld op je rekening? Zo doe je dat

Elektronisch factureren: per e-mail?

Veel mensen denken bij elektronisch factureren aan het versturen van een factuur in pdf-formaat via e-mail. E-mail is gratis en toch ook digitaal? Een pdf per e-mail sturen scheelt natuurlijk print- en portokosten vergeleken met de post, maar aan de rest van het proces verandert niet zoveel. De ontvanger moet nog steeds een hoop handelingen uitvoeren voordat hij of zij de factuur betaalt. Je klant moet de e-mail openen, de factuur downloaden en vervolgens (handmatig) in het boekhoudprogramma verwerken. Dat kost tijd. Soms blijft een factuur nog een tijdje bij een collega in een inbox staan of komt de e-mail in de spam terecht. En een foutje bij het inboeken is zo gemaakt.

‘Echt’ elektronisch factureren: een stapje verder

‘Echt’ elektronisch factureren gaat een stapje verder dan versturen per e-mail. E-facturen maak en verstuur je via een boekhoudprogramma. De e-factuur komt automatisch direct in het boekhoudprogramma van de ontvanger terecht. Zonder menselijke tussenkomst.

Een elektronische factuur is een gestructureerd bestand in een code die door boekhoudprogramma’s herkend wordt. Hierdoor kunnen de gegevens op de factuur vanuit het ene boekhoudprogramma direct verwerkt worden in een ander boekhoudprogramma. Door de automatische bevestiging weet je zeker dat de factuur is afgeleverd en onder de aandacht gebracht wordt. De ontvanger hoeft alleen maar het boekhoudprogramma te openen om de factuur te bekijken en kan direct tot betaling overgaan.

Facturen op basis van UBL

Bij elektronisch factureren maak je in je boekhoudpakket facturen op basis van UBL (Universal Business Language). UBL is een verzameling afspraken die ervoor zorgen dat verschillende boekhoudpakketten met elkaar kunnen communiceren. Zo zijn er voor een factuur afspraken gemaakt over de weergave van de verschillende elementen op de factuur, zoals het factuurnummer en de factuurregels met o.a. de omschrijving, het aantal en de stuksprijs. Daarnaast is afgesproken dat een e-factuur wordt opgemaakt in XML-formaat.

De e-factuur die verstuurd wordt, bestaat uit twee bestanden: een pdf die voor mensen begrijpelijk en overzichtelijk is en het bijbehorende XML-bestand voor het systeem. Misschien heb je wel eens, samen met een factuur in pdf-formaat, zo’n bestand met allerlei onleesbare tekens ontvangen.

Voordelen, ook voor kleine bedrijven en zzp’ers

Je denkt misschien dat e-factureren alleen geschikt is voor grote bedrijven die honderden facturen versturen, maar dat is niet zo. De voordelen gelden ook voor kleine bedrijven of zzp’ers:

• Tijdbesparing: Je hoeft minder acties uit te voeren om een verkoopfactuur te versturen. En een inkoopfactuur wordt automatisch ingeboekt.
• Gemakkelijk: Je hoeft niet zelf je inkoopfacturen te verwerken, je hoeft alleen nog de boekingen goed te keuren.
• Nauwkeuriger: Als je gegevens handmatig moet invoeren is een foutje zo gemaakt.
• Minder kans op spookfacturen of dubbele facturen: E-facturen worden automatisch gecontroleerd op btw-nummer, KVK-nummer en IBAN. Spookfacturen vallen snel door de mand en dubbele facturen worden meteen door het programma herkend.
• Up-to-date administratie en inzicht: Deze manier van werken zorgt voor een betere weergave van je onbetaalde verkoopfacturen en je eigen nog te betalen inkoopfacturen. Zo heb je altijd de actuele cijfers bij de hand.
• Goedkoper: Je hebt minder arbeidskosten door de automatische verwerking. En natuurlijk geen print- en portokosten.
• Sneller geld op je rekening: Een factuur kan niet ‘ergens blijven liggen’, maar verschijnt automatisch als boekingsvoorstel in de administratie van de ontvanger. De klant hoeft alleen het boekingsvoorstel te controleren en te accorderen voor betaling. Bedrijven die veel met e-facturatie werken geven aan dat e-facturen sneller worden betaald.

E-factureren verplicht bij leveringen aan de overheid

Lever je goederen of diensten aan de overheid? Dan ben je verplicht om bij alle nieuwe inkoopovereenkomsten met de Rijksoverheid je factuur elektronisch in te dienen via het PEPPOL-netwerk.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) is een speciaal beveiligd netwerk dat opgericht werd om zaken te doen tussen overheden en bedrijven. E-facturatie (via PEPPOL) wordt steeds breder gebruikt om op een veilige manier documenten uit te wisselen. Bovendien levert deze manier van werken zoveel voordelen op, dat steeds meer bedrijven ook e-factureren aan andere bedrijven via PEPPOL.

Voorwaarden e-factureren

Handig, dat e-factureren, maar er zijn wel wat regels en voorwaarden aan verbonden:

• - Als je alleen maar e-facturen wilt sturen, moet je dit wel in je voorwaarden opnemen zodat de klant dit van te voren weet.
• - De klant moet met het ontvangen van e-facturen akkoord gaan. Wie weet sluit zijn of haar manier van boekhouden (nog) niet op deze manier van werken aan.
• - De datum die is weergegeven op de factuur is leidend voor het uitreiken van de factuur. Let er daarom op dat de juiste datum op de factuur staat.
• - Voor een e-factuur gelden dezelfde wettelijke regels als voor een papieren factuur, er moeten dezelfde verplichte gegevens op staan. Het maakt niet uit waar de gegevens staan, er is geen verplichte opmaak. De meeste softwareleveranciers hebben een standaardfactuur die aan alle wettelijke eisen voldoet en die je kunt afstemmen op je huisstijl.
• - Je moet de Belastingdienst kunnen bewijzen dat een factuur werkelijk door de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer). Voor kleine organisaties is het vaak voldoende om naast de factuur ook andere documenten te bewaren. Bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling. Grotere organisaties kiezen vaak voor een technische oplossing. Bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening. Wanneer je kiest om een (online) systeem aan te schaffen voor het maken en versturen van digitale facturen, zit daar vaak een waarborg ingebouwd die de authenticiteit en integriteit van jouw facturen garandeert.

E-factureren in SnelStart Web

Je kunt kosteloos e-facturen ontvangen en versturen vanuit SnelStart Web vanaf het pakket inStap. Het versturen gebeurt via het PEPPOL netwerk.

Je kunt standaard met SnelStart Web een e-factuur versturen. Om e-facturen te ontvangen moet je je eerst registreren op het PEPPOL netwerk. Je wordt pas aangesloten nadat je bedrijf geverifieerd is.

In dit artikel lees je hoe je e-facturen verstuurt via SnelStart Web. In dit artikel vind je informatie over het inlezen van inkoopfacturen in SnelStart Web.

In SnelStart 12 kun je alleen UBL-facturen inlezen vanaf het pakket inKaart. In dit artikel lees je hoe je dat doet.