Slimme ondernemers benutten deze 7 voordelen van e-facturatie

Iedere ondernemer verstuurt en ontvangt dagelijks facturen. Het overgrote deel van deze facturen wordt nog handmatig verwerkt. Dit terwijl er vele voordelen zijn op te noemen voor het gebruik van e-facturatie. Slimme ondernemers starten daarom vandaag nog met e-facturatie. Ontdek de 7 grootste voordelen!

E-factureren: wat is dat eigenlijk?

Als ondernemer heb je er zeer waarschijnlijk wel eens van gehoord: e-facturatie. Maar, wat is het eigenlijk precies? En is een e-factuur hetzelfde als een digitale factuur? Het antwoord op deze laatste vraag is nee. E-facturatie en digitaal factureren zijn twee verschillende manieren van factuurverwerking.

Een digitale factuur, zoals een pdf, kan worden gezien als een 'gewone' papieren factuur, maar dan digitaal. Een e-factuur daarentegen is een digitaal bericht geschreven in een specifieke computertaal (UBL). Een e-factuur kan daarom vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem.

De voordelen voor jouw onderneming

Als ondernemer heb je veel baat bij e-facturatie. Zo kan het versturen van een e-factuur, dankzij een snellere verwerking en betaling, zowel de verzender als de ontvanger veel geld besparen. De voordelen op een rijtje:

Tijdbesparing

Een groot voordeel van e-facturatie is de snelle verwerking. Waar een pdf eerst gescand, doorgestuurd en vervolgens gearchiveerd moet worden, komt een e-factuur direct binnen in de administratie. Helemaal automatisch. Met e-facturatie is een tijdrovende, handmatige verwerking dus verleden tijd. Dit bespaart jou als ondernemer veel tijd!

Kostenbesparing

Als ondernemer ontvang en verstuur je wekelijks vele facturen. Aantallen waar niet alleen op het gebied van handelingen, maar ook op zaken als papier, printerinkt en enveloppen veel te besparen valt. Daarbij wordt het versturen van een factuur via de post steeds duurder. En denk ook aan kosten voor postzegels, de fysieke opslag van facturen en de arbeidskosten voor het archiveren van facturen.

Als we al deze kosten bij elkaar optellen wordt het versturen van facturen als snel prijzig. Deze kosten kunnen vermeden worden door bijvoorbeeld gebruik te maken van een geautomatiseerd facturatiesysteem. Voor het versturen van een e-factuur is dan enkel nog een internetaansluiting nodig. En aangezien tegenwoordig elke Nederlander (een uitzondering daargelaten) over een internetabonnement beschikt, zijn dit vaak geen extreem hoge (extra) kosten.

Duurzaam

Het feit dat er met e-facturatie geen papier en inkt meer nodig is maakt e-facturatie een duurzame manier van factureren. Het is simpelweg gewoon beter voor het milieu!

  Gemak

Het versturen en ontvangen van elektronische facturen is heel eenvoudig. De ontvangst, verwerking en het bewaren van facturen gaat namelijk allemaal elektronisch. Hierdoor is de informatie tevens gemakkelijk digitaal terug te vinden en kun je de facturen zonder problemen op verschillende locaties opslaan. Daarbij hoef je als ondernemer echt geen IT-specialist te zijn om gebruik te kunnen maken van e-facturatie. Er zijn tegenwoordig vele verschillende, eenvoudige oplossingen. Bijvoorbeeld die van onze partners.

  Maakt foutloos boekhouden mogelijk

Naast de besparing van zowel tijd als geld draagt e-factureren bij aan een efficiënte administratie doordat er minder kans is op fouten. Bij het maken en versturen van een factuur in pdf formaat is de kans op type- en/of herkenningsfouten relatief groot. Met e-facturatie is handmatig overtypen van facturen niet meer nodig. De regels van de factuur worden foutloos ingelezen en er wordt gelijk een boekingsvoorstel gegeven.

  Voordelen voor bedrijven onderling

Bedrijven kunnen onderling veel voordelen hebben van e-facturatie. Zo kunnen er tussen verschillende bedrijven bijvoorbeeld gemakkelijk bestanden uitgewisseld worden. Hiervoor moeten wel zowel de versturende als ontvangende partij e-facturatie gebruiken en kunnen ontvangen. Alleen dan kunnen elektronische facturen worden uitgewisseld. Gelukkig zien steeds meer organisaties de voordelen van digitaal en/of elektronisch factureren en wordt e-facturen steeds meer standaard in Nederland.

  Spookfacturen zijn verleden tijd

Je kent ze vast wel, spookfacturen of spamberichten. Met e-facturatie heb je hier geen last meer van. De afzender is altijd de daadwerkelijke afzender welke automatisch wordt herkend.

Ik ben overtuigd, en nu?

Inmiddels zijn er goede en betrouwbare partijen op de markt die je een complete oplossing bieden om je facturen digitaal te versturen, ontvangen en verwerken. Eén van deze partijen is bijvoorbeeld eConnect, een partij die koppelt met verschillende soorten boekhoudsoftware. Zo ook met SnelStart.

Een koppeling met eVerbinding maakt het mogelijk om alle soorten facturen, van pdf tot e-factuur, automatisch en volledig elektronisch in SnelStart te verwerken. Naast het inlezen, is het zeer binnenkort ook mogelijk om vanuit SnelStart via eVerbinding e-facturen te verzenden.

Klik hier voor meer informatie over de koppeling tussen SnelStart en eConnect.