Schoenendoos van je klanten? Weg ermee!

Je kent hem vast: de klant met hart voor zijn onderneming, maar een aversie tegen de administratie. De boekhouding wordt gezien als administratieve rompslomp. ‘Ik ben ondernemer, geen boekhouder’, hoor je ze zeggen. Er zijn nog steeds ondernemers die bij voorkeur alle bonnetjes en rekeningen in een schoenendoos gooien die vervolgens één keer in de zoveel tijd bij het administratiekantoor op de stoep wordt zet. Waarschijnlijk zoek je als boekhouder of accountant deze wirwar van bonnetjes en papieren dan ook nog voor hem of haar uit. Met enige tegenzin wellicht, maar toch. Want sommige ondernemers kunnen het ook echt niet zelf, toch?

Het kan ook anders!

Zelfs de ondernemer die het hardste roept: ‘Dat kan ik toch helemaal niet', kun je een deel van de administratie zelf laten doen. Er zijn tegenwoordig voldoende software-oplossingen of boekhoudpakketten waarmee elke ondernemer met gemak de eigen boekhouding kan doen. Deze oplossingen zijn eenvoudig in gebruik en hoeven niet veel te kosten. Bijkomend voordeel is dat jij als boekhouder of accountant met de meeste boekhoudpakketten gemakkelijk kan meekijken in de administratie van je klant. En zeg nou zelf, een periodecontrole op afstand is toch veel prettiger dan zo’n schoenendoos voor de deur?

4 tips

Kortom, die schoenendoos, die willen we niet meer. Maar hoe krijg je ook je laatste schoenendoosklant zover dat hij of zij zijn eigen boekhouding gaat invoeren?

1. Faciliteer de juiste middelen

Ten eerste door de ondernemer de juiste handvaten te geven.  Jij kunt hem of haar natuurlijk een mooi opgemaakte Excel-sheet geven, maar nog beter is het om de ondernemer gewend te laten raken aan een boekhoudpakket. Tegenwoordig zijn er tientallen boekhoudoplossingen die boekhouden makkelijk maken. Met speciale apps en oplossingen als bijvoorbeeld scan & herken is het invoeren van een bonnetje in de administratie al met één druk op de knop geregeld.

2. Benoem de voordelen

3. Laat het zien!

In de praktijk vinden veel ondernemers de hierboven genoemde ontwikkelingen vaak spannend, omdat ze onbekend zijn. Als boekhouder of accountant kun je deze angst wegnemen door de voordelen van deze nieuwe oplossingen niet alleen te benoemen, maar ook daadwerkelijk te laten zien. Je zult zien dat zelfs de meest koppige ondernemers uiteindelijk de voordelen en het gemak ervan zullen inzien.

4. Geef een passend advies

Ben je één van de vele boekhouders en accountants die denkt dat er op deze manier geen werk overblijft voor jou? Dan heb je het mis.
Natuurlijk kan de ondernemer vele simpele handelingen als het invoeren van een factuur of bonnetje zelf uitvoeren. Maar het boeken op de juiste grootboekrekening of de btw-aangifte zijn zaken waar de ondernemer maar wat graag uw advies in wenst. Als boekhouder of accountant blijf je immers de professional, degene met verstand van zaken. Deze vakkennis is de kern van jouw beroep. Als boekhouder of accountant blijf je dan ook altijd een grote adviserende rol vervullen in het leven van de ondernemer. De extra tijd die het je oplevert als de ondernemer zelf bepaalde administratieve handelingen uitvoert, kan dan juist voor werkzaamheden zoals advisering worden ingezet!

Tijd over voor belangrijke zaken

Kortom, door de ondernemer zelf de bonnetjes en facturen in te laten voeren worden de randzaken aangenamer. In plaats van uren te besteden aan het overtikken van de schoenendoos, heb je ineens meer tijd over om je klant van het juiste administratieve en/of financiële advies te voorzien. En welke ondernemer wil er nou geen passend financieel advies dat zijn bedrijf verder helpt? Het verlagen van de kostprijs en het verhogen van de omzet blijven voor een ondernemer immers prioriteit nummer één.