Vaak onbekend wat met SnelStart allemaal kan

SnelStart werkt met implementatiepartners. Bij geavanceerde SnelStart-pakketten richten zij de administratie en bedrijfsprocessen van de klant optimaal in. Wat dit inhoudt? Maarten Schouten – al 15 jaar implementatiepartner – geeft tekst en uitleg. “Wij kennen alle SnelStart-mogelijkheden én kunnen ze implementeren.”

Blij van de resultaten

De grote meerwaarde van het werk van de implementatiepartner? Dat ervaren bedrijven direct een optimaal draaiende SnelStart-administratie hebben, nadat Maarten Schouten ze met zijn bedrijf Precentor Advies heeft geholpen.

Veel gemak
Schouten: “Facturen zijn eerder verstuurd en betaald, bestellingen gaan automatisch snel de deur uit, voorraden zijn beter op orde…zodra ondernemers dit soort resultaten zien, zijn ze blij. Voor hen is het vaak lastig om zelf de hiervoor benodigde instellingen en koppelingen in SnelStart te realiseren.”

SnelStart-mogelijkheden onderschat

“Mensen onderschatten vaak wat SnelStart allemaal kan”, legt Schouten uit. Als voorbeeld noemt hij een bedrijf dat problemen had om efficiënt te werken. “De medewerkers wisten niet welke offertes open stonden, hadden slecht inzicht in de status van lopende projecten en het was vaak onduidelijk of facturen al waren betaald. Collega’s maakten soms mondeling afspraken met elkaar, dan weer via e-mail of een papieren contract. Veel liep langs elkaar heen. Dit kostte het bedrijf veel geld. De oplossing voor hen? SnelStart slimmer inzetten.”

Volledig papierloos samenwerken
“SnelStart was bij het bedrijf op één pc geïnstalleerd, puur voor de boekhouding. Wij installeerden het op elke werkplek en maakten het onderdeel van de werkprocessen. Nu werkt iedereen met SnelStart en het werk verloopt veel efficiënter. Iets verkocht? Dan staat dat direct in het systeem. De projectmanager kan altijd de actuele projectstatus inzien, termijnfacturen worden dezelfde dag uitgestuurd en een realtime rapportage is zo uitgedraaid. Dankzij SnelStart werken de afdelingen nu slim samen, volledig papierloos. Dit betaalt zich dagelijks terug. Alle medewerkers waren verbluft dat dit allemaal kon met een programma dat ze al hadden.”

Artikelbestand slim inrichten

“Mijn werk begint bij informatie, niet bij techniek”, vervolgt Schouten. “Het goed organiseren van het artikelbestand kan bijvoorbeeld een grote uitdaging zijn. Sommige artikelen verlopen, sommige komen van meerdere toeleveranciers. Gebruik je de codes van de leverancier(s), de algemeen geldende EAN-code of een eigen productcodesysteem? Wat voer je in SnelStart in en wat komt op de factuur? Alles heeft voor- en nadelen en dat maakt het heel belangrijk om het artikelbestand slim in te richten.”

Bedrijven die artikelen via een webshop en/of meerdere vestigingen verkopen, hebben extra veel baat bij een goed georganiseerd voorraadbeheer. Dan kun je namelijk voor je winkel ook de voorraadcontrole en -administratie in SnelStart doen. Schouten: “Denk aan slim reserveringen verwerken, pakbonnen uitdraaien en voorraden op orde houden. Zo voorkom je dat je online producten verkoopt die (nog) niet op voorraad zijn. En doordat artikelen automatisch tijdig worden bijbesteld, hoef je geen spoedorders te doen. Ook worden iDEAL-betalingen direct goed verwerkt in de boekhouding. Het geeft veel rust als je hiervoor kunt vertrouwen op je administratie.”

Webshop vaak 'fout' van start

Een webshop starten wordt steeds eenvoudiger. Ook de administratie is in het begin vaak nog relatief overzichtelijk. Juist in die beginfase gaat het volgens Schouten vaak ‘mis’. “Eerst bouwt een webbouwer de webshop. Een van de laatste stappen is het koppelen van die webshop aan de boekhouding. Dit kan de webbouwer vaak wel, maar het lastige is dat er ontzettend veel verschillende koppelingen zijn. Voor ieder bedrijf kan een andere koppeling het beste werken. Hier zouden wij eigenlijk al bij moeten helpen want je wilt het wel optimaal automatiseren."
Vaak wordt de expertise van de SnelStart-implementatiepartner pas in een later stadium ingeschakeld. Niet onlogisch, zegt Schouten. “Als je net een bedrijf start, is het goed administratief vastleggen van artikelen niet je grootste probleem. Ook het bijhouden van de voorraden niet. Dat red je dan vaak nog wel. Maar wanneer je bedrijf groeit en je van een paar honderd naar een paar duizend artikelen gaat, lopen ondernemers vaak tegen ingewikkelde vraagstukken aan. En dán komen wij in beeld.”

Offertes in SnelStart

Implementatiepartners helpen ondernemers ook vaak aan geautomatiseerde offertes vanuit SnelStart. Bedrijven gebruiken voor offertes regelmatig een ander programma, zoals Word of Excel. Meestal omdat ze de gewenste opmaak- of calculatie-opties niet kunnen vinden in SnelStart. Schouten vertelt dat Excel vaak overbodig is omdat SnelStart veel meer calculatie-opties bevat dan velen verwachten."

Alles centraal

“Voor een prachtig opgemaakte offerte met voor- en nablad, productspecificaties en afbeeldingen is een integratie met Word beschikbaar. Daarmee stel je de offerte op in SnelStart en genereer je het complete document met één druk op de knop. Alles staat direct centraal in SnelStart: wat je hebt gestuurd en welk bedrag nog open staat. Je hoeft niet meer in andere documenten te zoeken.”

Alles rondom je administratie automatiseren

”Hoe uitgebreid de mogelijkheden van SnelStart ook zijn, je kunt er pas optimaal gebruik van maken als de basis op orde is. Schouten: “SnelStart is het kloppend hart van je bedrijf. De financiële administratie, de verkoopadministratie en de voorraadadministratie…daar begint alles. Pas als je dat op orde hebt, kun je kijken naar slimme foefjes."

En die slimme foefjes zijn er volop. Van geautomatiseerde herinneringen, urenregistraties en werkbonnen tot slimme rapportages of koppelen met je relatiebeheersysteem. "Eigenlijk kun je vrijwel alles in en om je administratie automatiseren. En daar helpen wij als implementatiepartners dus bij.”

Benieuwd wat een implementatiepartner voor jou kan betekenen?

SnelStart-implementatiepartners denken graag met je mee, geven passend advies en helpen bij het verbeteren van je bedrijfsprocessen. Ze zitten verspreid door het land en hebben verschillende expertises. Wat heb jij nodig?

Lees ook het verhaal van een ondernemer die samenwerkte met een implementatiepartner.