Niels Hoorn
Gepubliceerd: 14 september 2022
Wol en vilt. Natuurlijke verven. Materialen en pakketten om poppen te maken. Breigaren en macramé. Het magazijn van Meaningful Crafts op Texel is een explosie van kleuren, stoffen en materialen. Toch weet eigenaar Meilon van Abs precies wat hij in huis heeft. "Ook bestellen is zo appeltje-eitje."
De groeiende populariteit van Meaningful Crafts
Van muurhangers tot kleding en van kussenhoezen tot kerstdecoratie: steeds meer mensen maken het liever zelf. "Wij verkopen duurzame stoffen en natuurlijke producten van hoge kwaliteit om zelf mee te handwerken", vertelt Meilon van Abs.
Die gaan als warme broodjes over de toonbank: naast de flagship store in Den Burg op Texel heeft Meaningful Crafts ook een groothandel voor handwerkwinkels, warenhuizen en zorginstellingen, en een webwinkel die pakketten verstuurt tot alle uithoeken van Europa. "En omdat niet iedereen de oude technieken beheerst, bieden we ook online workshops aan."
Genieten van kleuren
Met het geven van cursussen begon het succes van het familiebedrijf 30 jaar geleden. Van Abs' moeder gaf in haar slaapkamer een cursus poppenmaken en verkocht het bijbehorende materiaal. Dat groeide al snel uit tot de winkel ‘De Witte Engel’ die Van Abs samen met zijn partner Katri in 2018 overnam.
"Creatief zijn en het bedrijf zitten in mijn bloed", lacht Van Abs. "Ook is het elke keer weer overweldigend om door het magazijn te lopen en te genieten van alle kleuren en stoffen. Maar het mooiste blijft om te zien hoe blij klanten zijn met wat ze maken met onze producten."
Een overname stelde ons voor uitdagingen voor voorraadbeheer: we hadden opeens drie verkoopkanalen en twee administraties.
Administratieve uitdaging
In de 5 jaar dat Van Abs Meaningful Crafts nu runt, is het hard gegroeid. "In 2019 hebben we meervilt! overgenomen. Zij hadden een uitgebreid assortiment wol en een grote webwinkel gericht op consumenten. Dat sloot mooi aan op ons aanbod, met de fysieke winkel en groothandel. Maar het stelde ons ook voor uitdagingen, met name voor voorraadbeheer: we hadden opeens drie verkoopkanalen en twee administraties."
"Zelf werkt Van Abs, in navolging van zijn ouders, al jaren met SnelStart. "We zijn letterlijk met elkaar meegegroeid. Soms kwam er een functie beschikbaar die niet veel later voor ons heel handig bleek te zijn. En andersom geven we het aan als we een functie missen. Zo verkopen we via de webwinkel veel aan het buitenland, maar in elk land gelden weer andere btw-regels en tarieven. SnelStart heeft dat nu automatisch aangepast en dat werkt perfect."
Controle en inzicht
Ook de koppelingen voor het voorraadbeheer in de inmiddels samengevoegde administraties zijn een uitkomst. "Alle productinformatie staat in SnelStart. Van wat we inkopen bij leveranciers, maar ook van wat we zelf assembleren voor de maakpakketten. Daar zit bijvoorbeeld wat wol in, maar ook garen en een houtje. Dat is met de hand haast niet te administreren. Behalve een berg werk is de kans op fouten levensgroot. Maar wij hebben door de automatisering tot op de gram nauwkeurig inzicht in wat we in huis hebben."
Ook bij de verkoop is de geoliede administratie een uitkomst. "Als een klant iets bestelt, wordt de voorraad meteen bijgewerkt op alle drie de verkoopkanalen. En de administratie boekt meteen in via welke bron de verkoop plaatsvindt. Verder houdt SnelStart precies bij wat er op is of bijna uitverkocht is en geeft besteladviezen bij de inkoop, waarbij het programma zelfs rekening houdt met het minimum bestelbedrag of franco levering. Zo kunnen we onze orders slim samenstellen."
Facturen intypen
Deze werkwijze levert de Texelse ondernemer veel tijd op en minder zorgen. "Voorheen moesten we handmatig in de webwinkel bijhouden wat er op voorraad was. Voor vijfduizend producten een hels karwei en de kans was groot dat je af en toe toch misgreep’, lacht Van Abs. ‘Ook moesten we de facturen van de verkopen van meervilt! overtypen, omdat die nog via een ander systeem liepen. Dat is allemaal verleden tijd. Inmiddels werkt er nog maar één persoon op de administratie en die doet ook andere taken."
Elke 10 minuten
Tot slot merkt Meilon van Abs dat het verregaand automatiseren van de administratie de ruggengraat is van Meaningful Crafts. "Ik denk dat we elke 10 minuten wel ergens gebruikmaken van SnelStart: op kantoor, maar ook in de productie en het magazijn. Door die stevige administratieve basis kan ons team de creativiteit op andere zaken richten. Om bestellingen tijdig de deur uit te sturen, maar ook vernieuwing van de website, inspiratie bieden via sociale media, leuke workshops en nieuwe maakpakketten."
Ook optimale controle over je voorraden?
Wil je het jezelf ook makkelijker maken? Maak net als Jan Kok van SnelStart inZicht het hart van je administratie. Ontdek hoe handig het is om je orderbeheer tot in de puntjes onder controle te hebben en voortdurend zicht te hebben op wat je doet.
