Hoe de penningmeester van MHC Goirle wekelijks uren tijd bespaart

Alfredo Molin nam in 2021 het penningmeesterschap bij MHC Goirle over van zijn voorganger. Hij wilde zoveel mogelijk administratieve taken automatiseren en de hockeyvereniging nam SnelStart in gebruik. “Ik heb een drukke baan en weinig tijd. Met de administratie ben ik nu uren sneller klaar dan de vorige penningmeester.”

“De vorige penningmeester deed veel op papier”, vertelt Alfredo Molin over de administratie van MHC Goirle. Alfredo bekleedt de functie van penningmeester sinds 2021 en de externe boekhouder adviseerde hem om SnelStart te gebruiken. “Ik heb een drukke baan en weinig tijd. SnelStart werkt intuïtief en we profiteren van zoveel mogelijk voordelen van het systeem. Wat we kunnen automatiseren, automatiseren we. De banktransacties lezen we automatisch in, de barinkomsten komen via een koppeling vanzelf in de boekhouding en facturen worden ook direct doorgezet. De vorige penningmeester, die nog niet met SnelStart werkte, was 6 uur per week met de administratie bezig. Ik ben er minimaal 3 uur sneller mee klaar.”

Zwart-oranje bedrijvigheid

Alfredo is een van de tientallen vrijwilligers die zich wekelijks inzetten voor de op een na grootste vereniging van Goirle. De in 1980 opgerichte hockeyclub vervult een sterke dorpsfunctie. Op het vier velden tellende complex aan de westrand van de Noord-Brabantse plaats is bijna elke dag reuring. Het ene moment trainen de jeugdleden in het herkenbare zwart-oranje clubtenue, even later spelen de 45-plussers een wedstrijd. Ook op financieel gebied is het bedrijvig. Alfredo kijkt als penningmeester de afwijkingen na, betaalt de rekeningen en behoudt het financieel overzicht.

“We hebben grofweg vier inkomstenbronnen: contributies, sponsors, barinkomsten en donaties”, licht de penningmeester toe. “De contributie- en sponsorinkomsten verlopen via LISA, het ledeninformatiesysteem voor hockeyverenigingen. De LISA-gegevens zet ik snel handmatig over naar SnelStart. De contributies, zo’n 800 facturen, verlopen via automatische incasso. Ik kijk alleen welke niet zijn betaald en dat zijn er heel weinig. De sponsorfacturen maken we zelf aan in SnelStart, zo zie ik altijd wat betaald is en wat niet. De barinkomsten komen via een koppeling automatisch SnelStart in en ook de donaties staan er direct in.”

Inzicht in inkomsten en uitgaven

De administratie van MHC Goirle is nu elke dag up-to-date en Alfredo heeft realtime inzicht in de financiële status van de vereniging. “Vroeger werd de boekhouding tweemaal per jaar gedaan. Alles werd maandenlang opgespaard en vervolgens in één keer ingeboekt. Dan zie je tussentijds niet waar je precies staat. De vereniging is eigenlijk te groot om maar twee keer per jaar duidelijk inzichtelijk te hebben in wat er inkomt en uitgaat. We kunnen niet meer zonder goed inzicht.”

We hebben als vereniging geen winstoogmerk, maar moeten wel op de kleintjes letten. Dankzij SnelStart kunnen we de kosten en inkomsten beter in balans houden.

Alfredo Molin, MHC Goirle

Alfredo: “Als vereniging hebben we geen winstoogmerk, maar we moeten wél op de kleintjes letten. De kosten en inkomsten moeten we in balans houden. Tijdens onze maandelijkse bestuursvergadering pak ik het dashboard in SnelStart erbij en geef ik eenvoudig een update waar we staan. Stel dat we tijdens de vergadering moeten besluiten of we iets extra’s uitgeven, kunnen we meteen zien of het financieel mogelijk is. Het realtime inzicht wat SnelStart verschaft, is heel prettig.”