Marjolijne Banks-van der Ven
Gepubliceerd: 11 maart 2022
Factureer snel
Hoe sneller je factureert, hoe eerder je klant kan betalen. Maar hoe breng je dit in de praktijk? Stel je voor: je hebt net een product of dienst geleverd. Het zou logisch zijn dat je klant direct betaalt, net als in een winkel. Met een slimme factuur-app maak en verzend je snel een factuur, waar je ook bent. Je klant ontvangt de factuur direct in zijn mailbox. Het zit nog vers in zijn geheugen en dat vergroot de kans dat hij gelijk betaalt.
Korte betalingstermijn
Je betalingstermijn heeft invloed op de snelheid van betalen. Als je ontvanger ziet dat hij een maand de tijd heeft, is hij meer geneigd om nog even te wachten dan wanneer je stuurt 'Graag betalen binnen 14 dagen op rekeningnummer [IBAN] t.n.v. [Naam bedrijf]'.
Voeg een betaallink toe
Ondernemers die een betaallink toevoegen aan de factuur krijgen gemiddeld binnen 4 dagen betaald. Waarom? Omdat ze het de klant extra makkelijk maken om te betalen. Want je herkent het vast zelf ook. Je wilt een factuur betalen en schakelt steeds tussen de factuur en jouw bankomgeving. Gegevens selecteren, knippen, plakken en nogmaals checken. Een hoop gedoe. Door digitale facturen te voorzien van een betaallink zorg je op eenvoudige wijzen dat jouw klanten geen gedoe hebben met het handmatig overnemen van factuur- en IBAN-nummers. Ze klikken op de link en maken het juiste bedrag direct via iDeal naar je over. Ideaal!
Professionele lay-out
Er zijn regels voor wat er in de factuur moet staan, maar er is geen voorschrift hoe het eruit moet zien. Toch wijst de praktijk uit dat een rommelig opgemaakte factuur, zonder betaaleisen en logo, minder snel wordt betaald wordt. Zorg dat je professioneel overkomt met een goede opmaak, voeg je logo toe voor extra herkenbaarheid en geef op de factuur duidelijk de betalingstermijn aan. In een slim boekhoudpakket vind je templates voor een factuuropmaak, die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst én waarin je eenvoudig je huisstijl verwerkt.
Maak gebruik van herinneringen
Je hebt er alles aan gedaan, maar toch heeft je klant de factuur niet op tijd betaald. Je btw moet je gewoon afrekenen, ook al staat de rekening nog open. Gedoe dus. Het handmatig bijhouden van niet-betaalde facturen kan een tijdrovende klus zijn. Uitzoeken welke rekeningen nog openstaan, een herinnering opstellen met de details van de openstaande bedragen en het versturen, het kost allemaal tijd. In een slim boekhoudprogramma zie je in één oogopslag welke facturen nog openstaan en of de betalingstermijn al is verlopen. Vervolgens stuur je met één druk op de knop een betalingsherinnering. Zo geef je de klant de kans de vergeten factuur alsnog snel te betalen. Verstuur je veel facturen en kun je de betalingen niet allemaal handmatig bijhouden? Dan kun je er ook voor kiezen om een geautomatiseerd herinneringen- en aanmaningenproces in te stellen.
Business-to-business? E-facturatie!
Zijn jouw klanten meestal bedrijven? Steeds meer bedrijven maken gebruik van automatische verwerking van de binnenkomende facturen. Facturen die jij verstuurt als e-factuur worden bij de klant dan automatisch ingeboekt. Zo’n e-factuur werkt via UBL, Universal Business Language. Daarin is afgesproken welke gegevens op een factuur moeten staan en waar die verwerkt worden in je boekhoudprogramma. Omdat klantgegevens als KVK-nummer, IBAN en btw-nummer automatisch worden gecontroleerd, vallen spookfacturen snel door de mand en worden dubbele facturen herkend. Je boekhoudprogramma doet een betalingsvoorstel als de factuur vervalt. Dat scheelt veel werk en voorkomt te late betaling. Je factuur kan ook niet meer worden vergeten. Hoe meer menselijke handelingen nodig zijn bij het verwerken van facturen, hoe groter de kans op fouten. E-facturatie voorkomt menselijke fouten.
