Kostenplaatsen: verfijnd inzicht in de kosten

Als ondernemer telt elke euro en elke beslissing heeft invloed op de financiële gezondheid van je bedrijf. Kostenplaatsen helpen je om tot in detail te zien waar je geld aan uitgeeft en waar je winst vandaan komt. Lees in dit blog wat kostenplaatsen zijn, waarom ze handig zijn en hoe je ze gebruikt.

Wat zijn kostenplaatsen?

Een kostenplaats is een eenheid (bijvoorbeeld een afdeling, product, locatie of persoon) binnen je bedrijf waaraan kosten zijn gekoppeld. Kostenplaatsen dragen bij aan een gedetailleerde boekhouding en helpen om kosten aan de juiste bedrijfsonderdelen toe te wijzen.

Waarom kostenplaatsen?

• Door kostenplaatsen te gebruiken in je financiële administratie kun je de bedrijfsfinanciën beter begrijpen en beheren. Ze bieden een transparante en verfijnde weergave van je kostenstructuur, waardoor je nauwkeuriger kunt budgetteren, beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen en je winstgevendheid kunt verhogen. Met kostenplaatsen kun je:
  • Kosten en opbrengsten efficiënt toewijzen aan de juiste onderdelen van je organisatie. Zo zie je eenvoudig en snel hoe een onderdeel presteert.
  • Financiële prestaties vergelijken van verschillende afdelingen of projecten.
  • Controleren of de werkelijke projectkosten en -opbrengsten overeenkomen met je begroting.
  • Strategische beslissingen onderbouwen met concrete, gedetailleerde financiële data.

Voor wie zijn kostenplaatsen?

Kostenplaatsen zijn waardevol voor bedrijven die meer willen sturen op inkomsten en uitgaven. Voor groeiende bedrijven is het extra interessant, want daar wordt het steeds lastiger om goed en snel te zien hoeveel een project of product oplevert. In sommige bedrijven is het de ondernemer zelf die aan de slag gaat met gespecificeerde kostensoorten, soms is het de financieel manager of de boekhouder.

Hoe gebruik je kostenplaatsen?

Het werken met kostenplaatsen in je boekhoudsysteem start met het identificeren van de verschillende bedrijfsonderdelen (vaak projecten of afdelingen) die kosten maken. Denk aan ‘Marketing’ of ‘Bouwproject Kalverstraat’. Verdeel ze waar nodig in hoofd- en subonderdelen (bijvoorbeeld ‘Marketing promotiemateriaal’ en ‘Marketing online advertenties’) en stel vervolgens voor elk (sub)onderdeel een unieke kostenplaats met een kostenplaatsnummer in. Nu kun je de kosten toewijzen aan de juiste kostenplaatsen, waarna het wordt doorgevoerd in de boekhouding. Hierna heb je per kostenplaats direct inzicht in de gemaakte kosten (en eventueel ook de inkomsten). 

Voorbeelden van kostenplaatsen

SolarPower installeert zonnepanelen voor verschillende grote projecten. Voor ieder project voeren ze een aparte kostenplaats in. Alle kosten en opbrengsten die SolarPower voor dit project maakt, wijst de financiële afdeling toe aan de juiste kostenplaats. Soms verdeelt het kosten ook over verschillende kostenplaatsen, bijvoorbeeld als een installateur op één dag zijn uren in twee projecten heeft gestopt.

MagicMarketing heeft voor elke campagne en elk kanaal een kostenpost ingesteld. De kosten die het maakt voor Campagne Cola of voor Kanaal Facebook worden op de juiste manier in de administratie weggeboekt. Zo kan MagicMarketing de kosten en de ROI van elke campagne en elk kanaal monitoren en tijdig bijsturen. Ook voor de opleidingen die medewerkers van het bedrijf volgen, is een specifieke kostenplaats gemaakt.

Kostenplaatsen in SnelStart

SnelStart maakt het eenvoudig om kostenplaatsen voor jouw bedrijf in te stellen en te beheren. Zo creëer je snel een verfijnd inzicht in je kostenstructuur. Als je hebt bepaald welke kostenplaatsen je wilt gebruiken, verwerk je het op de volgende manier in SnelStart (bekijk ook eens het Kennisplein-artikel).

1.Maak een kostenplaats aan
Ga naar het tabblad ‘Administratie’ en dan ‘Instellingen’. Klik links bij het kopje ‘Boekhouden’ op ‘Kostenplaatsen’. Klik op ‘Nieuw’, vul bij de omschrijving de naam van de kostenplaats in en selecteer ‘Opslaan’.

2. Grootboekrekening instellen
Wil je bij een grootboekrekening gebruikmaken van kostenplaats? Dan geef je dit per grootboekrekening aan. Selecteer de grootboekrekening en kies in het veld ‘Kostenplaats’ voor ‘Niet verplicht’ of ‘Verplicht’. Als je kiest voor ‘Nee’ komt de optie voor het boeken van een kostenplaats niet naar voren.

3. Verkoopfactuur met kostenplaats maken
Als je je verkoopfactuur maakt zet je in de orderregel je artikel of dienst. Ga naar het tabblad ‘Financieel’, wat automatisch verschijnt als bij een grootboekrekening staat ingesteld dat kostenplaats ‘Verplicht’ of ‘Niet verplicht’ is (zie punt 2, grootboekrekening instellen). Koppel vervolgens de gewenste kostenplaats aan de factuur. Aan een verkoopfactuur kun je één kostenplaats koppelen.

5. Inkoop- of verkoopboeking maken met kostenplaats
Maak eerst je boeking in het dagboek ‘Inkoop’ of ‘Verkoop’. In de orderregel verschijnt dan automatisch de kolom ‘Kostenplaats’ (tenzij je bij de grootboekrekening ‘Nee’ hebt ingevuld). Koppel de gewenste kostenplaats.

6. Overzicht van je kostenplaats bekijken
Benieuwd naar een overzicht van je kostenplaats(en)? Ga naar ‘Rapportage’, vervolgens ‘Financieel’ en dan ‘Kostenplaatsen’ en selecteer het gewenste overzicht.

Ontdek de voordelen van kostenplaatsen in SnelStart door vandaag nog een demo aan te vragen of te beginnen met een gratis proefperiode.