De stille omzetkiller: kleine fouten in je afrekenproces

Horecaondernemer Mike baalt van verlies

Mike runt een goedlopende horecazaak in Haarlem, waar hij dagelijks verse producten inkoopt. Zijn medewerkers houden handmatig bij hoeveel er nodig is en bestellen dit telefonisch bij de leverancier. Op een ochtend ontdekt medewerker Heleen dat er veel te veel verse zalm en verse vleeswaren zijn geleverd. De koeling ligt al overvol en er is geen ruimte voor extra producten.

Na wat navragen en administratief onderzoek blijkt dat een nieuwe medewerker de bestelling handmatig heeft doorgegeven. Omdat een eerdere handmatig doorgegeven bestelling onduidelijk was verwerkt, leek de voorraad voor de nieuwe medewerker lager dan hij in werkelijkheid was. Nu is voor honderden euro’s aan verse producten ingekocht die Mikes zaak niet op tijd kan verkopen.

De leverancier neemt de bederfelijke producten niet retour, waardoor Mike ze waarschijnlijk met veel verlies moet afprijzen of moet weggooien. Dit foutje kost hem zeker € 500. In een restaurant met duurdere ingrediënten kan een vergelijkbare misser nog veel grotere gevolgen hebben. Een kleine fout in een handmatig proces kan zo ongemerkt flinke financiële schade veroorzaken.

Zo ontstaan kassafouten

De kassafout bij Mike, in het voorbeeld hierboven, ontstond door handmatig werken én een verouderd systeem. Doordat de handelingen onduidelijk en moeilijk te controleren waren, verloor Mike uiteindelijk geld. Ook het handmatig bijhouden van voorraden, het onnauwkeurig verwerken van retouren en het aanhouden van gescheiden systemen voor cash- of pinbetalingen en de financiële administratie leiden vaak tot verschillen. Het zijn moeilijk te traceren fouten die veel extra werk kosten. En juist doordat je geen tijd hebt voor een grondige controle, blijven gemaakte fouten soms lang onopgemerkt. En zo kosten ze vaak nóg meer geld.

Schade groter dan je denkt

Met de hand en uit je hoofd je administratie bijhouden, lijkt een kostenbesparing. Je hoeft immers niet te investeren in een geautomatiseerd systeem. Op iets langere termijn ben je juist veel duurder uit. Mensen maken nu eenmaal foutjes. En al die kleine foutjes die je niet direct ziet, leiden aan het eind van het jaar tot grote omzetverliezen en een lagere winstmarge. Op basis van niet kloppende cijfers kun je bovendien geen onderbouwde investeringsbeslissingen nemen voor je toekomst. Gelukkig is er een eenvoudige oplossing waarmee je je kosten en omzet stevig in de hand houdt: slim automatiseren.

Hoe slimme kassasoftware fouten voorkomt

Een modern kassasysteem als SnelStart Kassa maakt een einde aan de administratieve menselijke foutjes – en de tijdverspilling – die je veel geld kosten. Je berekent de juiste prijs voor een product, kortingen worden altijd goed toegepast en elke betaling staat direct verwerkt in je administratie. Zonder dat je daar iets voor hoeft te doen. Ook retouren worden automatisch goed verwerkt en je voorraadbeheer verloopt soepel omdat altijd het juiste product wordt afgeschreven van je voorraad. Je kunt slim inkopen en houdt controle. Voortaan weet je precies hoe je winkel of horecazaak er financieel voor staat. Dat geeft rust. Je kunt doelgericht ondernemen en je winst optimaliseren. En je klanten houd je ook blij!

Voordelen van automatiseren

Een geautomatiseerd kassasysteem kan je veel opleveren:
•    Je hoeft omzetten niet meer handmatig over te nemen.
•    Je maakt minder fouten.
•    Je voorraden zijn direct up-to-date.
•    Je ziet snel welke producten (minder) goed verkopen.
•    Je kunt slim inkopen op basis van de actuele voorraad.
•    Je systeem geeft een seintje als de minimumvoorraad van een product is bereikt.
•    Elke betaling wordt automatisch correct verwerkt in je administratie.
•    Retouren afhandelen gaat soepeler.
•    Kortingen worden altijd goed toegepast.
•    Je bespaart veel tijd.

Caroline heeft avonden tijd over Caroline is gespecialiseerd in plussize mode. In haar boetiek vind je damesmode van maat 42 tot maat 60. Omdat Caroline alleen in de winkel staat, dacht ze dat de administratie makkelijk zou zijn. Ze had immers zelf alles in de hand! Op drukke dagen bleek het echter lastig om de omzetten goed bij te houden. Haar handgeschreven bonnen waren soms niet te lezen, de kassaomzet en voorraden bleken niet te kloppen en haar administratie werd steeds onoverzichtelijker. Caroline: “Ten einde raad startte ik, op aanraden van mijn boekhouder, met SnelStart Kassa. Ik hield eigenlijk niet zo van computers, maar inmiddels is wel duidelijk dat ik heel veel tijd bespaar op de foutcorrecties. Dat scheelt me elke maand avonden aan zoekwerk en het zorgt dat ik nu veel beter mijn inkopen kan plannen. Ook het verwerken van teruggebrachte kledingstukken gaat nu snel en makkelijk. Het scheelt gewoon echt heel veel.”