Help, de boekhouding! Als zzp’er kun je dit grotendeels prima zelf

Hoe start je een zakelijke administratie op?

Allereerst is het belangrijk dat je alle documenten bewaart waarin staat hoeveel btw jij hebt ontvangen en betaald. Zoals: in- en verkoopfacturen, urenregistratie en bonnetjes. Je bewaart deze documenten om je aangiften omzetbelasting (btw) en inkomstenbelasting mee te doen. De meeste documenten moet je 7 jaar lang bewaren, in originele staat (digitaal of fysiek; check hierover de laatste regels van de Belastingdienst). Gegevens over onroerende zaken of gegevens met afspraken/rechten over onroerende zaken bewaar je 10 jaar. Zorg dat je dit goed op orde hebt. De Belastingdienst zou aan kunnen kloppen voor een controle.

Welke documenten bewaar ik voor mijn administratie?

Kies in hoeverre je je administratie zelf bijhoudt

Wil je alleen documenten bewaren en factureren? Wil je ook je boekhouding doen? Wil je compleet financieel inzicht? Denk dan na over het gebruik van een boekhoudprogramma. Het maken en versturen van facturen is met een eenvoudig boekhoudprogramma een eitje. Bijkomend voordeel hiervan: je hebt meteen een deel van je administratie gedaan. Houd ook zelf je inkoopfacturen bij door foto’s te maken van bonnetjes. Koppel je zakelijke bankrekening aan je boekhoudsoftware en in- en verkopen worden automatisch geboekt. 

Maar waarom een boekhoudprogramma en niet Excel?

Hoewel Excel gratis is, kun je (naar mijn idee) beter een kleine investering doen om in de toekomst dure fouten te voorkomen. Goedkoop wil niet altijd zeggen beter. In een boekhoudprogramma als SnelStart worden gegevens van in- en verkoopfacturen automatisch overgenomen. Geen tikfouten dus! En dat kan een hoop ellende schelen bij het doen van de btw-aangifte. Die wordt in SnelStart automatisch berekend met de gegevens die al waren ingevuld. Geen dubbel werk dus! En een hoop tijdwinst.

Werk samen met je boekhouder of accountant

In plaats van je accountant of boekhouder alles te laten doen, houd je dus voor een deel je administratie zelf bij. Kies wel voor Online Samenwerken. Jij en je accountant maken met elkaar afspraken over wie wat doet. Jij levert aan en hij of zij controleert. Zo blijft er meer tijd en geld over voor advies. En jij houdt zelf grip op je financiën.

Tip: investeer wel in je boekhouder of accountant voor het doen van de jaarafsluiting, bij de laatste controle van de btw-aangifte of voor financieel advies over bijvoorbeeld investeringen!

8 voordelen boekhoudprogramma

1. Minder kans op fouten, doordat gegevens automatisch worden herkend
2. Facturen maken en direct sturen naar klanten, inclusief betaallink
3. KVK-koppeling waardoor gegevens van B2B-klanten en leveranciers snel gevonden worden
4. Jij en je boekhouder kunnen tegelijkertijd in de administratie
5. Automatische bankkoppeling, waardoor in- en verkopen direct worden geboekt
6. Overzichtelijk financieel dashboard
7. Geen administratieve rommel meer in huis, maar alles netjes digitaal opgeslagen
8. Automatisch btw-aangifte berekenen en versturen