Inkoopproces optimaliseren in vijf essentiële stappen

Er bestaan diverse inkoopprocedures, elk met hun eigen voordelen en toepassingsgebieden. Als je de juiste procedure kiest, bespaar je kosten en vergroot je de effectiviteit van je inkoopactiviteiten. Dit zijn de tien meest voorkomende inkoopprocedures:

Enkelvoudige inkoop: een bedrijf koopt goederen of diensten in bij één specifieke leverancier. Dit wordt vaak gebruikt wanneer er slechts één leverancier beschikbaar is of wanneer een bepaalde leverancier een unieke dienst of product aanbiedt.

Meervoudige inkoop: meerdere leveranciers worden benaderd om offertes in te dienen voor dezelfde goederen of diensten. Dit bevordert concurrentie en kan leiden tot betere prijzen en voorwaarden.

Raamovereenkomsten: een langdurige overeenkomst met één of meer leveranciers die de voorwaarden voor toekomstige aankopen van goederen of diensten vastlegt. Dit type overeenkomst biedt consistentie en leidt vaak tot betere prijsafspraken door bulkinkoop.

Openbare aanbesteding: de inkoopbehoefte wordt openbaar bekendgemaakt, zodat alle geïnteresseerde leveranciers een bod kunnen doen. Dit proces is vaak wettelijk verplicht voor overheidsinstellingen en zorgt voor transparantie en gelijke kansen.

Onderhandse aanbesteding: een bedrijf nodigt specifiek geselecteerde leveranciers uit om een bod te doen. Dit kan sneller en efficiënter zijn dan een openbare aanbesteding, maar biedt minder transparantie.

E-auction: een elektronische veiling waarbij leveranciers in realtime bieden op de levering van goederen of diensten. Dit leidt tot lagere prijzen door directe concurrentie.

Just-in-time (JIT) inkoop: goederen worden pas besteld wanneer ze nodig zijn. Dit helpt om voorraadhoudende kosten te minimaliseren. Deze inkoopprocedure vereist nauwkeurige planning en betrouwbare leveranciers.

Consignatie-inkoop: de leverancier houdt de voorraad bij totdat de goederen daadwerkelijk worden gebruikt door de koper. Dit vermindert de voorraadkosten en het risico voor de koper.

Strategische inkoop: dit richt zich op het ontwikkelen van langdurige relaties met leveranciers en op het integreren van de inkoopfunctie in de strategische doelstellingen van de organisatie. Dit omvat vaak het samenwerken met leveranciers om gezamenlijke voordelen te behalen.

Outsourcing: bepaalde inkoopactiviteiten worden uitbesteed aan een externe partij die gespecialiseerd is in die activiteiten. Dit kan leiden tot kostenbesparingen en efficiëntere processen.

Het inkoopproces van Weele is vernoemd naar de ontwikkelaar ervan: Arjan van Weele. Het is een veelgebruikt model dat een gestructureerde aanpak biedt voor het beheren van inkoopactiviteiten, van de initiële specificatie tot en met de nazorg. Door dit proces te volgen, kunnen organisaties hun inkoopprocessen stroomlijnen, kosten beheersen, en de kwaliteit en betrouwbaarheid van hun leveranciersrelaties verbeteren. Dit zijn de fases van het inkoopproces van Weele

Specificeren: hier wordt vastgesteld wat precies nodig is. Dit omvat het definiëren van de technische specificaties, kwaliteitseisen, hoeveelheden, leveringsvoorwaarden, en andere relevante criteria. Het doel: een duidelijke en gedetailleerde specificatie van de vereiste goederen of diensten.

Selecteren: potentiële leveranciers worden geïdentificeerd en beoordeeld. Dit omvat het verzamelen van informatie, het opstellen van een leverancierslijst, en het uitvoeren van een selectieproces of aanbesteding. Het doel: de meest geschikte leverancier(s) kiezen op basis van criteria als prijs, kwaliteit, levertijd, en betrouwbaarheid.

Contracteren: de onderhandelingen met de geselecteerde leverancier(s) worden gevoerd en contracten worden opgesteld. Dit omvat het vastleggen van de prijs, leveringsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden, service level agreements (SLA's) en andere contractuele voorwaarden. Het doel: juridisch bindende afspraken maken die de belangen van beide partijen beschermen.

Bestellen: het plaatsen van de bestelling bij de leverancier. Dit omvat het genereren en verzenden van een inkooporder (PO) en het opvolgen van de bevestiging van de bestelling. Het doel: zorgen dat de bestelling correct en tijdig wordt verwerkt door de leverancier.

Bewaken: het bestelproces wordt gevolgd en bewaakt om te garanderen dat de levering volgens afspraak plaatsvindt. Dit omvat het monitoren van de levertijden, het opvolgen van eventuele vertragingen of problemen en het communiceren met de leverancier om te zorgen dat de levering soepel verloopt. Het doel: zorgen dat de bestelde goederen of diensten op tijd en volgens de overeengekomen specificaties worden geleverd.

Nazorg: alle activiteiten na de levering van de goederen of diensten. Denk aan de ontvangst en inspectie van de goederen, het verwerken van facturen en betalingen en het evalueren van de prestaties van de leverancier. Het doel: eventuele problemen oplossen, de relatie met de leverancier onderhouden en de prestaties voor toekomstige aankopen verbeteren.

Er zijn verschillende soorten inkoop, elk met hun eigen focus en doelstellingen. Dit zijn zes veelvoorkomende soorten:

Directe inkoop: dit wordt ook wel productgerelateerde inkoop genoemd. Het betreft de aanschaf van goederen en diensten die direct worden gebruikt in het productieproces van een bedrijf. Dit omvat grondstoffen, componenten en onderdelen die nodig zijn om eindproducten te vervaardigen.

Indirecte inkoop: dit betreft de aanschaf van goederen en diensten die niet direct in het productieproces worden gebruikt, maar wel nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Denk aan zaken als kantoorbenodigdheden, IT-diensten, marketinguitgaven en facilitaire diensten.

Strategische inkoop: dit richt zich op het ontwikkelen van langetermijnrelaties met belangrijke leveranciers en het integreren van inkoopactiviteiten met de strategische doelen van de organisatie. Denk aan het samenwerken met leveranciers om gezamenlijke voordelen te behalen, zoals kostenbesparingen, innovatie en verbeterde prestaties.

Operationele inkoop: dit wordt ook wel transactionele inkoop genoemd. Het omvat de dagelijkse inkoopactiviteiten die nodig zijn om aan de directe behoeften van de organisatie te voldoen. Van het plaatsen van bestellingen en het beheren van voorraden tot het afhandelen van administratieve taken zoals facturering en betaling.

Projectmatige inkoop: dit is specifiek gericht op de aanschaf van goederen en diensten voor een bepaald project. Dit type inkoop vereist vaak specifieke eisen en tijdlijnen die samenhangen met de projectdoelstellingen. Voorbeelden zijn bouwprojecten, IT-implementaties of evenementenorganisatie.

Tactische inkoop: dit bevindt zich tussen strategische en operationele inkoop en richt zich op middellange termijn inkoopactiviteiten. Van het optimaliseren van de leveranciersbasis en onderhandelen over betere voorwaarden tot het vinden van manieren om kosten te besparen zonder de lange termijn strategie uit het oog te verliezen.

Een inkooptraject is het volledige proces dat je bedrijf doorloopt om goederen of diensten aan te schaffen. Dit gaat van de initiële behoeftebepaling tot en met de uiteindelijke levering en nazorg.

SnelStart automatiseert en integreert diverse stappen van het inkoopproces, wat leidt tot tijdsbesparingen, minder fouten en betere financiële inzichten. Door te investeren in de optimalisatie van je inkoopproces met systemen zoals SnelStart, verbeter je niet alleen de efficiëntie van je aankopen, maar leg je ook een sterke basis leggen voor duurzame bedrijfsvoering. Bekijk hier wat SnelStart op dit gebied voor jouw bedrijf kan automatiseren.