Marjolijne Banks-van der Ven
Gepubliceerd: 3 juni 2021
Btw-aangifte doen, als ondernemer ontkom je er meestal niet aan. Btw-aangifte doen is eigenlijk niet ingewikkeld, maar je moet je wel aan de regels van de Belastingdienst houden, een btw-fout is zo gemaakt. In dit blog vind je 10 veelgemaakte fouten.
Wat is btw?
Btw is een afkorting van Belasting over de Toegevoegde Waarde en wordt ook wel omzetbelasting genoemd. Als jij als ondernemer iets verkoopt, moet je daar btw over berekenen. Die btw draag je af aan de Belastingdienst. Jouw leveranciers rekenen btw over de goederen en diensten die jij inkoopt voor je bedrijf, dit heet de voorbelasting. Bij je btw-aangifte mag je voorbelasting meestal aftrekken van de btw die je betaalt. Hieronder de 10 veelgemaakte fouten.
1. Btw-aangifte doen als dat niet hoeft
Is jouw omzet minder dan €20.000 per jaar? Dan kom je in aanmerking voor de kleineondernemersregeling (KOR). Je bent vervolgens vrijgesteld van btw. Dat betekent dat je geen btw hoeft te berekenen aan jouw klanten. Maar je mag ook geen btw terugvragen die je zelf hebt betaald op je inkopen. Als je grote investeringen wilt doen in de komende tijd is dat misschien niet voordelig. Je deelname aan de KOR geldt altijd voor 3 jaar en je beslist zelf of je je aan wilt melden.
TIP: Als je weet dat je jaaromzet hoger wordt dan €20.000 meld dit dan meteen bij de Belastingdienst. Je bent vanaf dat moment weer btw-plichtig.
2. De verkeerde maanden meenemen in je btw-aangifte
Nadat je je onderneming hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, ontvang je een bericht van de Belastingdienst. In dat bericht staat hoe vaak je btw-aangifte moet doen. Dit is onder andere gebaseerd op je (verwachte) omzet. Betaal je per kwartaal meer dan €15.000 aan btw, dan moet je maandelijks aangifte doen. Betaal je per jaar minder dan €1.883 aan btw, dan doe je dit jaarlijks. De meeste ondernemers doen ieder kwartaal aangifte.
De deadline voor de aangifte is één maand na afloop van het kwartaal. Let goed op dat je de juiste maanden in de aangifte verwerkt. Een voorbeeld: je moet uiterlijk eind april de btw-aangifte over het eerste kwartaal indienen. Sommige ondernemers nemen per ongeluk ook de gefactureerde en betaalde btw van de maand april mee in die aangifte. Maar de btw-bedragen van de maand april moeten verwerkt worden in de btw-aangifte van het tweede kwartaal.
LET OP: Als je niets aan te geven hebt, moet je toch je btw-aangifte op tijd indienen!
3. De betaaldatum gebruiken in plaats van de factuurdatum
De meeste ondernemers gebruiken het ‘factuurstelsel’ bij de btw-aangifte. Je leest hier meer over wat dat precies inhoudt. De datum die op de factuur staat bepaalt bij welk kwartaal de factuur hoort. Het maakt niet uit of er pas in een volgende kwartaal betaald wordt. Kijk daarom goed naar de factuurdatum en voorkom dat je de factuur in het verkeerde kwartaal boekt.
4. Tot het allerlaatste moment wachten met insturen en betalen
Stuur niet op het allerlaatste moment je btw-aangifte in, maar houd genoeg tijd over voor de betaling. De betaling moet namelijk voor het verstrijken van de deadline op de rekening van de Belastingdienst staan. Bovendien zal je net zien dat de server van de Belastingdienst eruit ligt als je op de valreep je aangifte wilt versturen.
LET OP: Het niet op tijd inleveren van je btw-aangifte of niet tijdig betalen van je btw kan leiden tot een boete van de Belastingdienst.
5. Pas op het laatste moment je administratie bijwerken
Laat je administratie niet liggen tot vlak voor de deadline. Het bijwerken van je boekhouding wordt een enorme berg werk als je er net voor je btw-aangifte aan begint. Dat levert onnodige stress op. Houd je regelmatig bezig met je administratie. Een up-to-date boekhouding zorgt er bovendien voor dat je beter inzicht hebt in hoe het met je bedrijf gaat.
6. Btw terugvragen voor zakelijke etentjes
Als je eet of drinkt in een horecagelegenheid of als een cateraar in een speciale ruimte een etentje verzorgt, mag je de btw over die kosten niet terugvragen. Je kunt deze kosten overigens wel aftrekken bij de aangifte van je inkomstenbelasting. Dus bewaar het bonnetje goed!
7. Btw terugvragen over privé-uitgaven
Over goederen of diensten die je alleen privé gebruikt kun je natuurlijk geen btw terugvorderen. Maar hoe zit het eigenlijk met de btw als je de spullen van je bedrijf af en toe privé gebruikt? Bijvoorbeeld als je in het weekend met je bedrijfsauto bij je ouders op bezoek gaat?
Er zijn verschillende mogelijkheden als je spullen gemengd zakelijk en privé gebruikt, zo kun je bijvoorbeeld helemaal geen btw aftrekken, of alleen btw aftrekken voor het gedeelte dat je zakelijk (gaat) gebruiken of alle btw aftrekken en aan het einde van het jaar de btw voor het privégebruik terugbetalen. Kijk op de site van de Belastingdienst voor meer informatie. Twijfel je wat je wel en niet kan terugvragen? Laat je adviseren door je boekhouder of accountant.
8. Je bonnetje kwijtraken
Bonnetje kwijt? ‘Helaas’ zegt de Belastingdienst, ‘geen bon is geen voorbelasting’. Als je geen bonnetje hebt, mag je geen btw terugvragen, omdat je bij een controle van de Belastingdienst geen bewijsstuk kunt laten zien.
Voorkom dat je je bonnetjes kwijtraakt door ze meteen te scannen met de app van je boekhoudprogramma. SnelStart, bijvoorbeeld, heeft een gratis scan & herken functie, waarmee je bonnetjes eenvoudig scant en inboekt. Zo voldoe je meteen aan de bewaarplicht.
9. Inkoopfacturen en bonnen die niet voldoen aan de factuureisen
De inkoopfacturen en bonnetjes waarvan je de btw wilt terugvorderen, moeten wel voldoen aan de eisen die de Belastingdienst aan facturen stelt. Als je factuur niet aan deze eisen voldoet mag je de btw niet terugvragen.
10. Verschillende btw-tarieven niet uitsplitsen
Er kunnen meerdere btw-tarieven op één inkoopfactuur staan, bijvoorbeeld 21%, 9%, 0% etc. Controleer bij het terugvorderen of je de btw van de inkoopfactuur op juiste wijze hebt uitgesplitst per btw tarief.
Zo voorkom je btw-fouten
In SnelStart Web heb je je btw-aangifte zo gedaan. Je maakt direct foto's van je bonnetjes met je mobiel en boekt ze in. Zo raak je nooit meer bonnetjes kwijt. Je facturen en bonnetjes worden automatisch aan de juiste aangifte gekoppeld. De aangifte wordt automatisch berekend en met een paar muisklikken stuur je 'm direct naar de Belastingdienst. Handig! Zo voorkom je fouten in de btw-aangifte en kom je niet voor onaangename verrassingen te staan.
Vind je boekhouden maar lastig? Denk dan eens aan het volgen van een training, bijvoorbeeld bij SnelStart. In één dag leer je niet alleen hoe je efficiënt je administratie bijhoudt, maar ook hoe de cijfers in je boekhouding tot stand komen. Zo krijg je meer inzicht in je bedrijf en wordt die btw-aangifte echt een makkie.
