Zo maak je een herinneringsfactuur

Het bevordert de gezondheid van je bedrijf als je klanten tijdig je facturen betalen. Maar wat doe je als een klant te laat betaalt? In deze blog lees je waarom het belangrijk is om een herinneringsfactuur efficiënt te versturen, hoe je dit aanpakt én wat de meest gemaakte fouten zijn.

Het belang van herinneringsfacturen

Een herinneringsfactuur is een schriftelijke herinnering die je naar je klanten stuurt om ze te verzoeken een factuur alsnog te betalen. Dit doe je op vriendelijke wijze (de kans is groot dat je klant de beste bedoelingen heeft, maar gewoon vergeten is op tijd te betalen. Factuurherinneringen zijn om verschillende redenen belangrijk om te sturen.

• Ten eerste helpen ze je om je cashflow gezond te houden. Te late betalingen kunnen je bedrijf in financiële problemen brengen, zeker als je een zzp'er of een klein bedrijf bent.

• Een professionele en tijdige herinnering van een factuur aan jouw klanten onderstreept ook de professionaliteit van jouw bedrijf.

Hoe stel je een effectieve betaalherinnering op? En hoe zorg je ervoor dat dit proces zo weinig mogelijk tijd kost? Daar komt SnelStart om de hoek kijken.

Stap voor stap: zo maak je een factuurherinnering

De software van SnelStart is ontworpen om administratieve taken, zoals het versturen van factuurherinneringen, efficiënter te maken. Met SnelStart maak en verzend je in slechts drie stappen een herinnering factuur. Hoe? Dit zijn de stappen:

Stap 1: Open SnelStart en ga naar ‘Facturen’

In dit factuuroverzicht zie je welke facturen nog niet zijn betaald. Selecteer de factuur waarvoor je een herinnering wilt sturen.

Stap 2: Maak een herinnering aan

Als je de factuur openklikt, zie je de optie ‘Herinnering’ staan. Klik hierop en een standaard herinneringstekst opent in je scherm. Deze tekst pas je eenvoudig aan naar jouw specifieke wensen of situatie. Je kunt uiteraard ook instellen dat standaard jouw tekst opent.

Stap 3: Verstuur de herinnering

Nadat je de herinnering hebt aangemaakt, kun je hem via SnelStart verzenden. De software houdt bij wanneer je de herinnering hebt verzonden, zodat je altijd een overzicht hebt van de communicatie met je klant.

Voorbeeld van concrete factuurherinnering

Een goede factuurherinnering bevat:

• Op vriendelijke wijze de boodschap dat de betaaltermijn is verstreken. 
• Het factuurnummer van de factuur die is verlopen.
• Het bedrag dat nog moet worden betaald.
• De nieuwe uiterste betaaldatum. 

Niet tevreden met de standaard herinneringstekst in SnelStart? Hieronder vind je een voorbeeld van een alternatieve factuurherinnering én de onderdelen die in de herinnering moeten terugkeren:

Onderwerp: Herinnering betaling factuurnummer [nummer]

Beste [Klant],

Volgens onze administratie hebben we nog geen betaling ontvangen voor factuur [nummer], die op [datum] is verstuurd. We willen je eraan herinneren dat de betalingstermijn van 30 dagen is verstreken.

Mocht je de factuur al betaald hebben na de datum van dit bericht, dan kun je deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

Heb je nog niet betaald? Dan verzoeken we je vriendelijk om het openstaande bedrag van [bedrag] zo snel mogelijk te voldoen.

Mocht er een probleem zijn met de betaling, of als je vragen hebt over de factuur, neem dan gerust contact met ons op. We zijn er om je te helpen.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam en contactinformatie]

Valkuilen bij factuurherinneringen

Een factuurherinnering levert niet gegarandeerd succes op. Voorkom de volgende veelvoorkomende valkuilen:

Product of dienst niet omschrijven
Probeer de oorspronkelijke factuur als bijlage mee te zenden, zodat de ontvanger kan zien waarover het gaat. Anders ziet hij alleen een bedrag en jouw bedrijf, maar weet hij misschien niet om welk artikel het precies gaat.

Rekeningnummer niet goed vermelden
Maak het je klant zo makkelijk mogelijk om te betalen. Zet je IBAN-nummer duidelijk op de factuur en/of in je e-mail. Als de klant ernaar moet zoeken, is de kans groter dat hij het uitstelt en misschien wéér niet op tijd betaalt. Nog beter: voeg een betaallink toe, zodat je klant het bedrag direct kan aftikken.

Verkeerde toon gebruiken
Een klant die niet op tijd betaalt, doet dit vaak niet met opzet. Meestal is het hem gewoon ontschoten om op tijd het verschuldigde bedrag over te maken. Als hij een mail ontvangt waarin je aangeeft dat je dit volkomen begrijpt, maar graag alsnog het geld ontvangt, dan is je klant eerder geneigd het bedrag snel over te maken dan wanneer je met strenge toon een betalingsverzoek stuurt. Voor de duurzaamheid van de samenwerking is dat ook beter. Als je klant na de herinnering nog steeds niet betaalt, kun je altijd alsnog een andere toon aanslaan. Dan wordt het een aanmaning.

Meer tijd voor je bedrijf?

Het op tijd versturen van factuurherinneringen is belangrijk voor de financiële gezondheid en professionaliteit van jouw bedrijf. Met SnelStart maak je dit proces efficiënter, zodat je meer tijd overhoudt voor andere belangrijke aspecten van jouw bedrijf.

Of je nu een zzp'er bent of een groter bedrijf runt, met SnelStart maak je je administratie efficiënter en verbeter je de communicatie met jouw klanten. Meer weten over de voordelen van SnelStart? Het SnelStart-team staat klaar om je vragen te beantwoorden en je te helpen aan de beste oplossing voor jouw bedrijf. Bel ons via 0222 – 363060.