Alles wat je moet weten over de grootboekrekening

De grootboekrekening. Bij het voeren van je administratie kom je dit woord vroeg of laat een keer tegen. In grootboekrekeningen staan de inkomsten en uitgaven van je bedrijf en ze vormen de basis van elke boekhouding. Na dit blog weet je alles wat je moet weten over grootboekrekeningen.

Wat is een grootboekrekening en hoe werkt het?

Vroeger werden alle inkomsten en uitgaven voor de boekhouding bewaard in grote boeken. De inkomsten en uitgaven worden nog altijd overzichtelijk opgeslagen, maar nu veelal digitaal. Toch heet het nog altijd een grootboekrekening.

Grootboekrekeningen brengen structuur in je administratie. Elke grootboekrekening is een soort rubriek, met een overzicht van de uitgaven en inkomsten die binnen die rubriek vallen. Zo zijn de inkomsten en uitgaven op een logische plek opgeslagen, waardoor je ze snel kunt terugvinden. Hoe dit voor jou werkt? Als er geld binnenkomt of uitgaat, boek je het weg onder de juiste rubriek, met het bijbehorende grootboeknummer. Spoiler: dit is eenvoudig te automatiseren.

Grootboekrekening begrijpen: opbouw en indeling

Grootboekrekeningen zijn onder te verdelen in twee hoofdgroepen: balansrekeningen en resultaatrekeningen. Het verschil tussen deze twee hoofdgroepen? Een resultaatrekening - ook wel winst- en verliesrekening genoemd – bevat de opbrengsten (en kosten), bij een balansrekening draait het om schulden (en waarden).

Onder balansrekeningen vallen bijvoorbeeld ‘Kas’, ‘Bank’ en ‘Inventaris’, voorbeelden van resultaatrekeningen zijn ‘Personeelskosten’, ‘Inkopen’ en ‘Verkopen’. Deze tweedeling is handig om in je achterhoofd te houden, maar je hoeft er niet direct iets mee. Waar je in de grootboekpraktijk meer mee te maken krijgt, is de nummering van de verschillende rubrieken.

Honderden verschillende grootboekrekeningen

Sommige grootboeken bestaan uit wel honderden verschillende grootboekrekeningen. Dit varieert van personeels- of kantoorkosten tot btw-afdrachten, omzet of huurontvangsten. Elke rubriek heeft zijn eigen naam én een uniek nummer. Om binnen die soms wel honderden unieke grootboekrekeningen snel je weg te vinden, zijn grootboekrekeningen doorgaans onderverdeeld in negen of tien subrubrieken. Aan het eerste cijfer van de unieke code van de grootboekrekening zie je binnen welke subrubriek hij valt.

Hoe organiseer je grootboekrekeningen in jouw bedrijf?

In principe kun je zelf kiezen welk nummer je toekent aan een grootboekrekening. Er is echter een soort ‘vaste indeling’ die veel bedrijven gebruiken. Het is handig om die indeling zoveel mogelijk te volgen. Wanneer een boekhouder of accountant een keer in je boekhouding moet, vindt hij dan snel wat hij nodig heeft. Bij de grootboekcodes (vaak 3 of 4 cijfers) zie je doorgaans aan het eerste cijfer bij welke subrubriek de grootboekrekening hoort. Dit zijn de rubrieknummers van de veelgebruikte indeling:

0 – Subrubriek ‘Vaste activa en vaste passiva’
Hieronder vallen bijvoorbeeld eigen vermogen en langlopende schulden.

1 – Nummers die starten met een 1 vallen vaak onder de subrubriek ‘Vlottende activa en vlottende passiva’
Hiertoe behoren onder meer de crediteurenrekening (bijvoorbeeld 1600), de debiteurenrekening (bijvoorbeeld 1300), de btw-rekeningen (bijvoorbeeld 1670) en de bankrekeningen (bijvoorbeeld 1100).

2 – Subrubriek ‘Tussenrekeningen’
Dit zijn rekeningen waarop je tijdelijk geld plaatst voordat je van je ene rekening overboekt naar de andere.

3 – Subrubriek ‘Voorraad’
Dit is alleen van toepassing wanneer je werkt met voorraden.

4 – Subrubriek ‘Kosten’
Onder de grootbroekrekeningnummers die starten met een 4 vind je doorgaans alle kostenrekeningen; van personeels- en kantoorkosten tot incasso- en parkeerkosten.

5 – Subriek ‘Kostenplaatsen’
Als je in je administratie werkt met kostenplaatsen, starten die grootboekrekeningen over het algemeen met een 5.

7 – Subrubriek ‘Inkopen’
Hier plaats je je inkoopkosten.

8 – Subrubriek ‘Omzet’
De omzet die je haalt uit verkopen, boek je weg in een rubriek die start met de 8.

Verder specificeren

Binnen deze subrubrieken kun je de codes nog verder specificeren. Bij de subrubriek ‘Kosten’ (4) kun je bijvoorbeeld alle kosten voor je auto onderbrengen op een grootboekrekening die start met 43. Benzinekosten wordt 4310, parkeerkosten wordt 4320, etcetera. Zo creëer je nog meer overzicht.

Grootboekrekeningen en belastingaangifte

Zet in je boekhouding gedetailleerd op een rij hoeveel belasting je moet afdragen en hoeveel je moet vorderen. Geef elke btw-functie een eigen grootboekrekening. Zo haal je in een paar muisklikken de juiste bedragen tevoorschijn voor je btw-aangifte en minimaliseer je de kans op een boete van de Belastingdienst.

De btw die je moet afdragen of ontvangen kan bijvoorbeeld laag, hoog, overig of onbelast zijn. En voor omzet uit het buitenland zijn andere regels van toepassing dan voor omzet die je in Nederland boekt. Dit moet je allemaal goed verwerken in je boekhouding. Als je met SnelStart werkt, wordt alles geautomatiseerd op de juiste grootboekrekening geboekt.

3 tips om je grootboekrekening te verbeteren

Werken met grootboekrekeningen ingewikkeld? Hoeft niet! Zeker niet met deze drie tips. 

Tip 1: Werk met geautomatiseerde grootboekrekeningen Het is raadzaam om te werken met een geautomatiseerd grootboekrekeningschema. Dit krijg je bijvoorbeeld als je werkt met een modern boekhoudprogramma, zoals SnelStart. Hierbij zijn alle grootboekrekeningen (naam en nummer) vooringevuld. Je kunt het bovendien dusdanig instellen dat de juiste bedragen automatisch naar de juiste grootboekrekeningen worden geboekt. Zo hoef je je niet druk te maken over welke codes je gebruikt, weet je zeker dat je een veelgebruikte indeling hanteert én bespaar je jezelf veel werk. Bovendien voorkom je hiermee dat je je hele boekhouding moet aanpassen als je ooit overstapt naar een ander boekhoudpakket.

Tip 2: Raadpleeg tijdig je boekhouder Ben je van plan om te gaan samenwerken met een boekhouder? Betrek die dan zo snel mogelijk bij het opzetten en indelen van je boekhouding. Boekhouders en accountants gebruiken vaak hun eigen grootboekcodes. Het is zonde als je alles net hebt ingesteld en je boekhouder daarna zijn eigen grootboekrekeningnummers in de boekhouding doorvoert.

Tip 3: Check of je btw-plichtig bent Doe je de administratie van een vereniging of stichting? Dan is er kans dat je niet btw-plichtig bent en dat heeft gevolgen voor de grootboekrekeningen die je het beste kunt gebruiken. Overleg dit met je boekhouder of accountant.