Gerrit Valkenburg
Gepubliceerd: 14 december 2016
December is voor veel ondernemers een drukke maand. De feestdagen nemen een hap weg uit het aantal werkdagen, de afsluiting van het boekjaar vreet tijd en dan is er ook nog eens de eindejaarstelling. Wist je dat je als ondernemer de voorraadtelling een stuk makkelijker kunt maken?
Waarom een goede voorraadtelling belangrijk is? Het zorgt voor een juist beeld van de bedrijfssituatie. Dat wil je accountant graag zien, maar het is ook ontzettend waardevol voor je bedrijfsvoering. Als je voorraadtelling niet niet klopt, kun je lastig bijsturen (kloppen de gegevens wel?) en loop je meer risico op ontevreden klanten (een product kan mogelijk niet worden geleverd). Dat kan je weer veel extra kosten opleveren, ook door alles wat eruit volgt, zoals het communiceren naar de klant en het aanpassen in het systeem. Dit is te voorkomen!
Welk moment komt je bedrijf het beste uit?
Hoe maak je de voorraadtelling makkelijker, zonder kwaliteit te verliezen? Allereerst is het goed om het tijdstip eens onder de loep te nemen. Tel je, net als veel mede-ondernemers, je voorraad aan het eind van het jaar? Dan is de ‘wanneer-vraag’ het eerste punt wat je kunt heroverwegen. Ondanks dat het gebruikelijk is om in december te inventariseren, is dat niet voor alle bedrijven het handigste moment. Vooral voor bedrijven die sterk afhankelijk zijn van seizoensinvloeden, kan dit nog wel eens voor discontinuïteit zorgen.
Integrale inventarisatie of partieel roulerende telling?
Met name in de detailhandel lijkt het bijna vanzelfsprekend om de complete voorraad in één keer te tellen. Dit wordt ook wel integrale voorraadinventarisatie genoemd. Een groep medewerkers wordt zowel in de winkel als in het magazijn gemobiliseerd (met een scanner) om zo vervolgens uren of zelfs dagen producten te tellen. Dit is een manier van balansen die het aantal uren voor werknemers kan drukken, maar waarbij de nauwkeurigheid vermindert door het langdurige tellen. Daarnaast is het bedrijf dan doorgaans één of meerdere dagen gesloten.
Een andere manier om te tellen is de partieel roulerende telling. Bij deze methode wordt de inventarisatie verdeeld over meerdere momenten. Denk hierbij aan de zomerperiode of de middaguren waarbij het magazijn qua medewerkers nagenoeg leeg is. Onder de streep vergt dit meer planning, maar het verhoogt de nauwkeurigheid van je voorraad. De kosten die ontevreden klanten met zich meebrengen, wanneer de voorraad niet in orde is, verminderen hierdoor.
Voorraad automatisch verwerken
Welk moment je ook kiest om de voorraad te inventariseren en ongeacht de methode die je hiervoor gebruikt; je een verandering van je voorraad niet keer op keer handmatig moeten aanpassen in SnelStart. Dat wordt een onnodig tijdrovende klus. S-Flex Voorraadimport maakt dit een stuk makkelijker. Met één druk op de knop exporteer je je voorraadlijst in Excel, zodat je de getelde voorraden kunt invoeren en weer simpel kunt importeren in SnelStart. Ook dát maakt de voorraadtelling een beetje makkelijker.
