Alles wat je moet weten over een creditnota

Iedere ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: een verstuurde factuur corrigeren. Je hebt geleverde goederen bijvoorbeeld retour gekregen, een foutje gemaakt op de originele factuur of je wilt een klant korting geven. Dit kan door een creditnota te versturen. Ingewikkeld? Zeker niet! We vertellen je alles wat je moet weten. 

Wat is een creditnota?

Een creditnota is een factuur waarmee je een eerder verstuurde factuur kunt corrigeren. Met een creditnota scheld je een bedrag volledig of gedeeltelijk kwijt. Door op je creditnota een negatief bedrag te zetten (met een minteken) geef je aan dat je klant geld terugkrijgt. 

Wanneer heb je een creditnota nodig?

Je gebruikt een creditnota in de volgende situaties:

-    Je hebt een fout gemaakt op een eerder verstuurde factuur. 
-    Je hebt geretourneerde goederen ontvangen. 
-    De geleverde goederen zijn beschadigd.
-    Je wilt korting geven vanwege een vervroegde betaling.

Let op: je gebruikt geen creditnota als een klant niet betaalt voor de geleverde diensten of goederen! Om btw van een niet-betaalde factuur terug te vorderen moet zeker zijn dat de factuur (gedeeltelijk) oninbaar is. Je regelt het vervolgens via je btw-aangifte. Lees meer over hoe je btw terugvordert van een oninbare factuur.

Wat is het verschil tussen een creditnota en een factuur?

Het verschil tussen een creditnota en een factuur is het minteken. Op een creditnota staat een negatief (te ontvangen) bedrag en op een factuur een positief (te betalen) bedrag. Een creditnota verwijst naar een eerder verstuurde factuur. 

Hoe maak je een creditnota?

Met een creditnota corrigeer je een eerder verstuurde factuur. Je kunt een gedeelte of het gehele bedrag crediteren. Daarna kun je, als je dat wilt, een nieuwe factuur sturen.

Je maakt een creditnota in 4 stappen:

1.    Verwijs naar het originele factuurnummer in de omschrijving. 
2.    Zet een negatief bedrag (gebruik een minteken) op je creditnota. 
3.    Geef bij de factuuromschrijving aan waarom je deze creditnota stuurt.
4.    Vervang het woord ‘factuur’ op de creditnota door ‘creditfactuur’. 

Werk je al met SnelStart? In SnelStart Web maak je met 1 druk op de knop een credit. Dat kan ook in SnelStart 12 vanaf het pakket inBalans. Ontdek hier hoe makkelijk je dat doet. 

Nummering

Je creditnota krijgt een uniek factuurnummer toegekend. Dit werkt op dezelfde manier als bij het maken van facturen. Een creditnota is ook een factuur, dus de nummering loopt gewoon door. 

Let op: Je mag geen verstuurde facturen verwijderen uit je administratie.

Zijn er eisen aan een creditnota?

Voor het opstellen van een creditnota gelden dezelfde eisen als een factuur. Dit betekent dat je de btw moet vermelden en dat er een factuurnummer op staat. Vergeet daarnaast niet je creditfactuur op te slaan in je administratie. Net als facturen valt een creditnota onder de bewaarplicht van de belastingdienst. 

Een voorbeeld van een creditnota

Stel: je hebt een klant een factuur gestuurd voor 4 uur werk, á € 50,- per uur. Op de factuur staat een bedrag van 4x €50 = € 200, plus 21% btw = € 200 x 1,21 = € 242,-.

Je hebt de factuur verstuurd voordat je de dienst hebt geleverd. Na het uitvoeren van de werkzaamheden blijkt dat je maar 3 uur bezig bent geweest. Je wilt een creditnota sturen voor 1 uur. Dat doe je zo:

1.    In de omschrijving verwijs je naar het originele factuurnummer. 
2.    In de factuurregel zet je - € 60,50. Dit is 1 uur werken á € 50,- en € 10,50 btw (21% over € 50,-).
3.    In de omschrijving vermeld je dat je een uur minder hebt gewerkt dan in de originele factuur stond.
4.    Houd de reguliere manier van factuurnummering aan, maar verander het woord ‘factuur’ in ‘creditfactuur’.

Hoe verwerk ik een creditnota?

Als je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma, zoals SnelStart, is facturen crediteren een eitje. Klik op de optie ‘crediteren’ bij de originele factuur. Zo maak je automatisch een nieuwe creditfactuur aan, waarbij het volledige originele bedrag gecrediteerd wordt. Wijzig dit bedrag als je slechts een gedeelte wilt crediteren. Vul de gegevens aan zoals hierboven in 4 stappen omschreven en voilà, je creditnota is klaar om verstuurd te worden!

Wil je ook makkelijk werken met creditnota's? Probeer onze software gratis.