SnelStart
Gepubliceerd: 15 april 2024
Contributies zijn een essentiële inkomstenbron voor je sportvereniging. Hoe sneller je ze binnen hebt, hoe beter voor de financiële gezondheid van je club. Het innen en verwerken van contributies is voor veel penningmeesters echter niet de leukste bezigheid. Gelukkig zijn er in dit digitale tijdperk manieren om de contributie-inning makkelijk en efficiënt te doen. In dit blog vind je 6 verschillende methoden (en 7 bonustips).
Het binnenhalen en administratief verwerken van de contributies kan tijdrovend en intensief zijn. Het najagen van leden die niet (op tijd) betalen vormt een van de grootste frustraties van penningmeesters. Na de controle wie er nog moet betalen moet je deze leden (meermaals) benaderen. Vervolgens moet je in de gaten blijven houden of de contributie nu wel betaald is en desnoods weer actie ondernemen. Tegenwoordig zijn er veel verschillende manieren om de contributie voor je vereniging te innen (en verwerken), die tijd en frustraties besparen. We zetten 6 methoden voor je op een rij.
6 methoden om contributies te innen
Handmatige betaling en verwerking
- Veel sportverenigingen innen de contributie via een handmatige overschrijving. De penningmeester stuurt leden een factuur of een mail/brief met het verzoek om de contributie te betalen. De leden moeten dit vervolgens overmaken, door hun bankier-app te openen, het contributiebedrag en de verenigingsrekening erbij te pakken en de gegevens handmatig in te voeren.
Deze werkwijze vraagt de nodige inspanningen van de penningmeester. Vaak hebben verenigingen verschillende tarieven voor verschillende categorieën (jeugdleden, ereleden, senioren, reserveleden, etc) en sommige leden betalen graag in termijnen. Dit moet vooraf goed worden uiteengezet. Na het uitsturen van de facturen moet de penningmeester bovendien bijhouden wie wel en niet hebben betaald. En de niet-betalers moeten worden opgevolgd zodat ze alsnog hun contributie voldoen.
Als het geld op de rekening van de vereniging staat, moet dit vaak handmatig in de boekhouding worden verwerkt. De penningmeester zet het binnengekomen bedrag bijvoorbeeld op debet bij de bankrekening en op credit bij de contributierekening. En handmatig draait hij of zij de namen uit van de leden die de contributie nog moeten voldoen.
Contributie per automatische incasso- Een manier waarop je het jezelf als vereniging makkelijker maakt, is werken met automatische incasso. Hiermee wordt op een vooraf afgesproken datum automatisch het contributiebedrag afgeschreven van de rekening van de leden. Handig, want zo hoeven zowel de penningmeester als de leden geen extra handelingen te verrichten. Nadeel is dat dit vooraf moet worden afgesproken; leden moeten met een handtekening akkoord geven (machtiging). Bij de leden die dit niet willen, moet je alsnog handmatig actie ondernemen. Leden hebben ook de mogelijkheid om het overgemaakte bedrag binnen 8 weken terug te laten storten naar hun rekening (storneren). Bovendien moet je vereniging over een bankrekening beschikken die het innen per automatische incasso’s toestaat. Deze werkwijze bespaart wel veel tijd en frustratie.
Contributie met betaallink- Door een betaallink aan je digitale contributiebrief te voegen, maak je het eenvoudiger voor je leden om te betalen. Diverse onderzoeken hebben uitgewezen dat facturen met zo'n betaallink vaker én sneller worden betaald. Voor je leden is het makkelijker, want ze hoeven niet eerst de informatie met de betaalgegevens erbij te pakken voor ze hun contributie overmaken. Dat voelt toch vaak als ‘gedoe’ en dat stellen ze sneller uit. En soms komt het er helemaal niet meer van.
Voor jou als penningmeester is een betaallink nauwelijks extra werk. Het koppelen van de betaallink-mogelijkheid aan de bankrekening en boekhouding vraagt eenmalig aandacht om het goed in te stellen, daarna levert het vooral veel (tijd)winst op. Met een slim boekhoudpakket voeg je zo’n digitaal betaalverzoek dan in één muisklik toe aan de contributiebrief.
Uiteraard moet je vervolgens alsnog controleren wie wel en niet hebben betaald. Het aantal wanbetalers dat je vervolgens moet najagen, ligt een stuk lager dan wanneer je geen betaalverzoek meestuurt. Bovendien staat het geld eerder op je clubrekening, waardoor je het vereniging financieel gezonder is en je het eerder kunt uitgeven aan de juiste doelen.
Contributie per pin- Het is handig als je leden de mogelijkheid hebben om direct per pin te betalen. Dit kunnen ze doen wanneer ze op de vereniging aanwezig zijn, bijvoorbeeld in de kantine. Betalen met de pinpas (of kaartloos via smartphone of smartwatch) werkt voor beide partijen snel, veilig en eenvoudig.
Het gebruiken van een pinautomaat kost je vereniging wel maandelijks wat geld. Ook rekent de bank per transactie een klein geldbedrag. De pinautomaat wordt echter zelden aangeschaft voor alleen de contributies. Vaak wordt hij vooral gebruikt voor de consumpties in de kantine; kijk of dit ook voor contributies kan. Voor je vereniging is het fijn en veilig als je minder contant geld hoeft te verwerken. Het is ook heel praktisch, want met een slim boekhoudpakket kun je instellen dat pintransacties automatisch op de juiste manier in de boekhouding worden verwerkt.
Combinatie - Veel verenigingen combineren de verschillende methoden voor contributie-inning. Ze werken bijvoorbeeld bij voorkeur met automatische incasso, maar de leden die dit niet willen sturen ze een factuur met betaallink óf die bieden ze de optie om (in de kantine) per pin te betalen. Het is ook mogelijk dat een lid de helft per automatische incasso wil voldoen en de andere helft wil pinnen. Dit is weliswaar meer werk voor de penningmeester, maar het helpt vaak wel om contributies sneller op de rekening te hebben. En met de juiste boekhoudsoftware is dit bovendien vrij eenvoudig in de administratie te verwerken.
Uitbesteden - Wil of kun je helemaal geen tijd en energie steken in het innen van de contributies? Dan kun je het ook uitbesteden aan een gespecialiseerde partij. Zo’n bureau zorgt dat je leden het geld overmaken; alleen de administratieve verwerking in de boekhouding moet je dan als vereniging zelf verzorgen. Bedenk wel dat leden deze methode minder plezierig kunnen vinden en dat zo’n bureau geld kost. Het is een optie om deze kosten te verwerken in de contributie, maar als vereniging wil je niet te duur worden voor je leden.
Het verschilt per vereniging welke methode voor het innen en verwerken van de contributies het beste past. Kies zelf wat het beste past bij jullie vereniging en de leden. Hieronder volgen nog 7 tips die helpen om de contributie-inning beter, sneller of makkelijker uit te voeren.
7 contributietips
Maak het je leden zo makkelijk mogelijk
Hoe makkelijker het betalen voor je leden is, hoe sneller ze betalen. Misschien kost het je als penningmeester eenmalig wat meer werk om alles achter de schermen om te zetten naar automatische incasso of betalen met een betaallink; maar uiteindelijk levert dit je juist veel tijdwinst op. En je maakt je leden en de clubrekening blij, dat is waar je het uiteindelijk allemaal voor doet.
Vraag nieuwe leden direct om een incassomachtiging
Maak de incassomachtiging onderdeel van het aanmeldproces. Meld een nieuw lid zich aan voor je vereniging? Dan geeft hij vaak direct akkoord, ook omdat hij er vanuit gaat dat automatische incasso gebruikelijk is bij jullie vereniging. Dat hoort er nu eenmaal bij. Dit voorkomt ook dat je een nieuw lid - nadat hij al is aangemeld - weer moet lastigvallen met betaalformaliteiten. Dat is dan allemaal direct geregeld.
Beloon een snelle betaling
Als je de contributie goedkoper maakt wanneer iemand snel betaalt, zullen meer leden snel hun contributie voldoen. Denk aan een korting van 5% wanneer ze binnen 14 dagen betalen. Of een korting wanneer ze het digitaal overmaken in plaats van contant aflossen aan de bar.
Als je zorgt dat het kortingsbedrag eigenlijk het ‘echte’ contributiebedrag is, haal je als vereniging altijd binnen wat je nodig hebt. En de mensen die later betalen, betalen dan eigenlijk teveel. Zie dat dan als een onkostenvergoeding voor het extra werk wat jullie er als vereniging aan hebben.
Maak heldere contributieregels
Voorkom dat er onduidelijkheden rondom de inning van contributies kunnen ontstaan.
• Stem de contributieregels altijd eerst af binnen het bestuur en laat het vervolgens goedkeuren bij de ALV (Algemene Ledenvergadering).
• Vermeld in de verenigingsstatuten kraakhelder hoe hoog de contributies zijn. Maak hierin ook duidelijk onderscheid tussen de verschillende categorieën, zoals jeugdleden, senioren, reserveleden en/of ereleden.
• Zet duidelijk neer op welke manier je leden kunnen betalen.
• Communiceer tijdig wanneer de contributies worden geïnd, dan kunnen de leden zorgen dat ze voldoende geld achter de hand hebben.
• Vermeld wat de sancties zijn wanneer iemand niet tijdig betaalt of wanneer iemand helemaal niet betaalt. Dit moet zwart-op-wit staan, anders is het voor je vereniging lastiger om een wanbetaler te schorsen of royeren.
Stuur facturen zo snel mogelijk uit
Verenigingen sturen de contributiebrieven regelmatig in de loop van het seizoen uit, wanneer precies duidelijk is wie er allemaal lid zijn. Voor een efficiënte contributie-inning is het echter raadzaam om de eerste facturen direct bij aanvang van het seizoen of verenigingsjaar te sturen. Het liefst zelfs iets daarvoor. Dit zorgt dat je voldoende tijd hebt om ook de late betalers nog tijdig te laten betalen. Ook verkleint dit de kans dat een lid ziek of geblesseerd raakt en daardoor niet meer (deels) de contributie wil betalen. Dit lid heeft dan immers al betaald. Eventueel kun je dan nog een deel van de contributie terugstorten, als dit in de reglementen is opgenomen. Zo houd je als vereniging echter zelf de touwtjes in handen.
Kom direct in actie bij late betalers
Heeft een lid niet op tijd betaald? Wacht niet rustig af tot hij of zij misschien alsnog betaalt, maar kom direct in actie. Spreek die persoon (en bij jeugdleden zijn/haar ouders) aan als je hem op de vereniging ziet of stuur direct een herinneringsmail. Bij voorkeur bied je hierbij direct de mogelijkheid om de betaling alsnog te voltooien, bijvoorbeeld via pin of een betaallink.
Wees bij de eerste herinnering niet te streng. Je houdt de relatie met je leden graag goed, dat bevordert de sfeer op jullie vereniging. De kans is bovendien groot dat iemand die niet direct betaalt geen kwade bedoelingen heeft. Vaak zijn leden het simpelweg vergeten, soms zitten ze krap bij kas. Geef daarom ook altijd aan dat de persoon contact kan opnemen. Soms lost de mogelijkheid om de contributie in termijnen te voldoen alle problemen al op.
Als leden ook na een herinnering niet betalen, mag je ze strenger benaderen. Een contributie betalen hoort gewoon bij het lidmaatschap. Stel een duidelijke termijn op waarbinnen je het geld op de rekening wilt hebben en geef aan dat je als vereniging tot actie moet overgaan wanneer het geld dan niet binnen is. Die actie kan bijvoorbeeld zijn dat het lid niet meer voor jullie vereniging in actie mag komen tot hij heeft betaald. En mogelijk moet het lidmaatschap zelfs worden opgezegd.
Automatiseer en werk met SnelStart
Je kunt het jezelf als penningmeester extra makkelijk maken door te werken met slimme boekhoudsoftware, zoals SnelStart. Hierin kun je ontzettend veel administratieve zaken automatiseren, waaronder de contributieverwerking. Je stuurt eenvoudig digitaal de facturen naar je leden (met betaallink!) en ontvangt een melding wanneer een contributie nog niet is betaald. Vervolgens stuur je met één druk op de knop een betaalherinnering. Je draait ook eenvoudig een lijstje uit met alle leden die nog niet hebben betaald. Werk je met automatische incasso? Ook dan worden de binnenkomende contributies automatisch op de juiste manier verwerkt.
Met SnelStart kun je voor jouw vereniging bovendien veel meer automatiseren dan alleen de contributie-inning en -verwerking. Van het automatisch verwerken van de bar- en sponsorinkomsten tot het beheer van je ledenadministratie en het maken van handige rapportages. Zo houd je als penningmeester tijd over die je op een andere manier in de vereniging – of iets heel anders! - kunt stoppen.
