Boekhouding: zelf doen of uitbesteden?

De administratie van een zzp'er

Nederland telt 1,6 miljoen zzp'ers. Weinig van hen zijn gaan ondernemen omdat ze zo uitkeken naar de boekhouding en het bijwerken van hun administratie. Toch doen ze dit alle 1,6 miljoen wél. Voor het voortbestaan en succes van je bedrijf is het van essentieel belang om je administratie goed op te zetten en bij te houden. Zorg dat je administratie deze elementen bevat:

• • Facturen (ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen)
• • Transactieoverzichten (bankafschriften)
• • Kasadministratie
• • Contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
• • Urenadministratie
• • Reisadministratie voor auto en/of openbaar vervoer
• • Belastingen (btw en inkomstenbelasting)
• • Modelovereenkomsten (voorheen VAR)
• • Bedrijfscorrespondentie (denk aan brieven, e-mails, offertes, contracten, brochures en faxberichten)

Waarom moet een zzp’er een boekhouding bijhouden?

In eerste instantie omdat de Belastingdienst dit van jou als zzp’er eist. De elementen uit de opsomming hierboven moeten in je administratie terugkomen. Ook moet je bij de Belastingdienst aangifte doen voor omzetbelasting (btw). Hierin geef je de btw op die je in rekening hebt gebracht bij klanten én de btw die je aan leveranciers hebt betaald. Als je te laat of onvolledig aangifte doet, kun je een hoge boete ontvangen.

Daarnaast ‘moet’ je je administratie goed bijhouden omdat het jou als zzp’er ontzettend kan helpen. Als je inzicht hebt in je cijfers kun je betere beslissingen nemen. Ondernemen gaat om resultaten. Je doet al dat werk tenslotte niet voor niets. Als dingen niet goed lopen moet je tijdig bijsturen. Komt er genoeg geld binnen, staan er nog facturen open? Komen er grote betalingen of investeringen aan? Je wilt je antwoord baseren op feiten en realtime cijfers en niet alleen op gevoel.

Boekhouding uitbesteden

Wil je je vingers zo min mogelijk branden aan je administratie? Of wil meer zekerheid dat je boekhouding volledig op orde is? Dan kun je het (deels) uitbesteden aan een boekhouder, accountant of administratiekantoor.

Wat zijn de nadelen voor een zzp’er om de boekhouding uit te besteden?

Kosten: Een accountant of boekhouder kost hoe dan ook geld. Wanneer je als zzp’er of eenmanszaak per kwartaal de btw-aangifte laat doen en jaarlijks de aangifte inkomstenbelasting (inclusief jaarrekening) ben je al snel een paar honderd euro kwijt.

Achterstallige administratie kost extra uren: Als je niet alles netjes bijhoudt, is de boekhouder langer bezig en krijg je een hogere rekening.

Wat zijn de voordelen voor een zzp’er om de boekhouding uit te besteden?

Tijd besparen: Als je de administratie uitbesteedt bij een boekhouder of accountant scheelt je dat enorm veel tijd. Tijd die je goed kunt gebruiken voor ondernemen.

Kennis van fiscale zaken: Ken jij de regels voor het afschrijven van je auto of de bijtelling? Weet jij precies welke kosten je wel en niet mag aftrekken van je winst? Als startende ondernemer heb je daarnaast nog te maken met zaken zoals de zelfstandigenaftrek, startersaftrek, mkb-winstvrijstelling en eventueel de reservering voor de Fiscale Oudedagsreserve (FOR). Jij hoeft je hier niet druk over te maken, je accountant of boekhouder weet hoe het zit.

Veranderende regelgeving: De regels op het gebied van aftrekposten en winstvrijstellingen veranderen doorlopend. Een goede boekhouder of accountant is altijd op de hoogte van alle nieuwe regels. Zo laat je met een gerust hart de boekhouding aan hem of haar over.

Een goede financieel expert verdient zichzelf terug: Als je de hulp inroept van een boekhouder of accountant, profiteer je dus meestal optimaal van belastingvoordelen. En je kunt er van op aan dat alles goed en op tijd wordt aangeleverd bij de Belastingdienst, zodat je niet te maken krijgt met boetes of naheffingen.

De kosten voor het uitbesteden van je administratie vallen onder zakelijke kosten, die je weer mag aftrekken van je winst, waardoor je minder belasting betaalt. Een goede financieel expert verdient zichzelf zo snel terug.

Ben je als zzp’er op zoek naar een boekhouder of accountant?

Je boekhouder of accountant kent alle regels. Die weet precies welke kosten je mag aftrekken en snapt hoe je bedrijfsmiddelen afschrijft. Hij kan je uitleggen of jouw bedrijf er zo goed voorstaat als je denkt, aan de hand van een aantal kengetallen uit je boekhouding. Ook wanneer je advies nodig hebt bij een financiering of investeringen kan zo’n financieel professional je helpen. Een boekhouder of accountant bij jou in de buurt vinden die met SnelStart werkt? Onze handige boekhoudzoeker helpt je daarbij.

Boekhouding zelf doen

Afhankelijk van je situatie en je boekhoudkennis kun je ook zelf boekhouden. Je kunt alles zelf doen, maar het is ook mogelijk om de ‘eenvoudige’ klussen zelf te doen en de rest uit te besteden aan een boekhouder of accountant. Zo bespaar je ook (deels) kosten uit.

Hoe kan ik als zzp’er mijn administratie zelf doen?

Je kunt de boekhouding zelf opzetten en bijhouden in een spreadsheetprogramma als Excel, maar het is raadzaam om het te doen in een online boekhoudprogramma (zoals SnelStart). De basisboekhouding staat hierin kant-en-klaar voor je klaar, conform alle van de Belastingdienst. Je hoeft het alleen nog in te vullen en bij te werken, waarbij veel zaken zijn geautomatiseerd. Zo hoef je geen cijfers uit te rekenen (zoals btw-bedragen) of handmatig over te zetten (zoals je banktransacties), dit doet SnelStart voor je.

Online boekhoudprogramma

Wanneer je een boekhoudprogramma met een online administratie gebruikt, zoals SnelStart, kun je zelf de boekhouding doen, maar kun je ook heel gemakkelijk samenwerken met je accountant of boekhouder. Via de SnelStart-app op je smartphone lever je eenvoudig je gegevens aan.

Een online boekhoudprogramma bevat vaak allerlei extra functionaliteiten waar je ook veel aan hebt. Je kunt er vaak mee factureren, eenvoudig de btw-aangiften indienen en bonnen inscannen en online opslaan (geen papieren mappen nodig). Ook kun je op elk moment, vanaf elke locatie en vanaf elk device bij je administratie. Zo kun je op elk gewenst moment iets invoeren of inzien.

Kan ik mijn administratie ook deels zelf doen en deels uitbesteden?

Een goed online boekhoudprogramma ondersteunt de samenwerking tussen jou en je boekhouder of accountant. Je kunt je boekhouding ook voor een deel zelf doen en voor een deel uitbesteden. Je doet bijvoorbeeld zelf de btw-aangifte, maar laat je boekhouder de jaarafsluiting doen. Hoe meer je zelf vooraf doet, hoe minder de boekhouder hoeft te doen en hoe goedkoper de rekening uitvalt. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om zelf juist zo min mogelijk te doen.

Spreek met je boekhouder af wie wat in je administratie doet

Wil je zelf veel doen en ben je vooral op zoek naar een controlerend paar ogen? Dat kan! In SnelStart maak je supersnel een factuur en door de koppeling met je bankgegevens zie je in één oogopslag welke facturen nog open staan. Bonnetjes en inkoopfacturen zet je moeiteloos in je administratie. Aan het einde van de btw-periode berekent de software je btw-aangifte met één klik. Je kunt snel een vraag stellen als je niet snapt hoe het zit, want je accountant of boekhouder kijkt van een afstandje met je mee. Makkelijker kan het bijna niet.

Wil je alleen gegevens aanleveren en zelf geen boekingen maken? Ook dat is mogelijk! Je levert alle gegevens digitaal aan via de SnelStart-app en je boekhouder of accountant verwerkt alle gegevens in je boekhouding. Via de SnelStart-app zie je in één oogopslag hoe je bedrijf ervoor staat. Zo heb je up-to-date cijfers waarmee je betere beslissingen kunt nemen.

Je spreekt met je accountant of boekhouder af wie welke gegevens in de boekhouding verwerkt. Als je online samenwerkt kan je accountant of boekhouder vanuit zijn eigen SnelStart-omgeving op elk moment in je administratie meekijken en werken. Zo weet je zeker dat je het goed doet.

Makkelijk boekhouden?

Je boekhouder of accountant kent alle regels. Die weet precies welke kosten je wel en niet mag aftrekken, snapt hoe je bedrijfsmiddelen afschrijft en kan je uitleggen of jouw bedrijf er zo goed voorstaat als je denkt, aan de hand van een aantal kengetallen uit je boekhouding. Ook wanneer je advies nodig hebt bij een financiering of investeringen kan zo’n financieel professional je helpen. Een boekhouder of accountant vinden die met SnelStart werkt? Onze handige boekhoudzoeker helpt je daarbij.

Meer tijd besparen?

Gebruik je nog geen SnelStart? Met SnelStart kun je niet alleen gemakkelijk bonnetjes en inkoopfacturen scannen, je bent ook sneller klaar met de rest van je administratie. Bekijk welk pakket het beste bij jou past.

Veelgestelde vragen

De klantenservice van SnelStart helpt dagelijks startende ondernemers met hun administratie in onze boekhoudsoftware. We beantwoorden hieronder enkele veelgestelde vragen, deze informatie kan ook voor jou waardevol zijn.

Mag je zelf je administratie bijhouden?

Zzp’ers en eenmanszaken mogen van de Belastingdienst hun boekhouding helemaal zelf doen. Het opstellen van een jaarrekening is voor deze bedrijven niet verplicht. Grotere bedrijven moeten wel een goedgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekening voegen. Wanneer je als zzp'er of eenmanszaak financiering aanvraagt of een bedrijfsauto wilt leasen, moet je meestal jaarstukken overleggen. Dan is het alsnog raadzaam dit door een boekhouder of accountant te laten doen.

Hoe veilig is een online boekhoudprogramma?

Online administraties staan veilig in 'the cloud'. Daarmee bedoelen we dat je gegevens zijn opgeslagen op een beveiligde server in een Nederlands datacenter. Bij een online administratie loop je daardoor niet het risico je gegevens te verliezen door bijvoorbeeld brand of diefstal. Het niveau van de beveiligingsmaatregelen rond een centrale server is veel hoger dan thuis of op kantoor.

SnelStart gebruikt het cloudplatform Azure van Microsoft. Microsoft beheert ook de servers van andere grote organisaties, waaronder verzekeringsmaatschappijen, banken, vliegtuigmaatschappijen en overheidsorganisaties. Iedere dag worden back-ups in het datacenter gemaakt. Dan wordt een kopie van de volledige database gemaakt. De servers worden 24 uur per dag en 7 dagen in de week bewaakt en gecontroleerd.

Boekhouden in SnelStart geeft de zekerheid dat alle gegevens altijd veilig bewaard worden. Onze mensen werken dagelijks met de nieuwste technieken. Zo zorgen we voor een veilige administratie, waar je altijd bij kunt.

Kan ik SnelStart gratis uitproberen?

Alle SnelStart pakketten kun je een maand lang gratis en vrijblijvend proberen. Is het toch niets voor jou? Dan hoef je niets te doen. Het abonnement stopt vanzelf en wordt pas definitief als je hem zelf activeert. Het activeren van je abonnement kan eenvoudig via 'Mijn taken'.

Kan ik hulp krijgen als ik begin met boekhouden via SnelStart?

We helpen je in een aantal stappen je administratie te automatiseren, zodat je er maar minimaal tijd in hoeft te steken. Kom je er een keer niet uit? We hebben een eigen klantenservice met 60+ productspecialisten die op werkdagen klaar staan om je te helpen.

Wat is het beste boekhoudprogramma voor zzp?

SnelStart is een van de meest populaire online boekhoudprogramma’s voor zzp’ers. Dit komt enerzijds door de uitstekende prijs-kwaliteitverhouding en anderzijds door het gevarieerde aanbod in pakketten. SnelStart heeft voor elk type bedrijf een geschikt pakket. Met SnelStart heb je het beste boekhoudprogramma voor nu én in de toekomst. Wanneer je bedrijf (snel) groeit of wanneer je je activiteiten verbreedt, pas je jouw pakket eenvoudig aan naar je nieuwe situatie.

Tip: Kijk in je zoektocht naar het juiste boekhoudprogramma niet alleen naar de prijs, maar ook naar de functionaliteiten die je ervoor krijgt. Als je een gratis pakket hebt waar je per verstuurde factuur 1 euro moet betalen, dan kan een pakket van 10,- euro per maand waarmee je onbeperkt kunt factureren aantrekkelijker zijn.

Wat zijn de kosten van een boekhouder voor zzp’ers?

Dit varieert van enkele tientallen euro’s per maand tot meer dan 100 euro per maand. Sommige boekhouders werken met een vast maandbedrag, waarin het gebruik van een online boekhoudpakket én de adviesuren zijn verwerkt. Bij andere boekhouders betaal je achteraf op basis van het aantal uren dat ze voor je hebben gewerkt.

Ik werk nu met een ander boekhoudpakket, hoe kan ik makkelijk overstappen naar SnelStart?

In de meeste gevallen zet je dit eenvoudig zelf over (of samen met je boekhouder). Bij complexe(re) administraties kunnen de SnelStart-implementatiepartners je helpen om alle gegevens uit je oude boekhoudpakket over te zetten naar SnelStart. Zo maak je een goede start naar een makkelijke administratie.