Boekhouden in Excel of met een boekhoudsysteem

Het voeren van een administratie lijkt voor veel startende ondernemers complex en tijdrovend. Met de juiste aanpak kun je je boekhouding echter snel op de rit hebben. Maar waar begin je? Welk programma heb je nodig om de administratie te verwerken? En wat gaat dit kosten? Lees hier de antwoorden.

Waarom kiezen voor Excel?

Grote kans dat Excel al op je computer geïnstalleerd is. Wellicht dat je zelfs al eens hebt gewerkt met Excel. Dit maakt de drempel relatief laag om te starten met boekhouden in Excel. Dit programma is echter niet gemaakt om administraties in te voeren. Je hebt sjablonen nodig om Excel hiervoor in te richten. Op internet zijn diverse van deze sjablonen beschikbaar die je een eind op weg kunnen helpen. Sommige sjablonen zijn gratis te verkrijgen, andere betaald. De gratis sjablonen bevatten vaak een standaard inrichting van een factuur of klantenbestand. Vervolgens is het maatwerk om alles goed in te stellen.

Waarom géén Excel?

Zoals hierboven genoemd is Excel niet bedoeld voor het voeren van een administratie. Met Excel is het risico dat je tegen problemen aanloopt groter dan met administratieve software. Bij het inrichten van de boekhouding in Excel moet je op een heleboel zaken letten:

• Hoe zorg je dat factuurnummers niet dubbel gebruikt worden?
• Hoe weet je dat alle berekeningen kloppen?
• Hoe behoud je overzicht in de facturen?
• Hoe weet je welke facturen betaald zijn? En is de factuur volledig betaald?
• Welk bedrag staat er bij een bepaalde klant nog open?
• Hoeveel btw moet er uiteindelijk afgedragen worden aan de Belastingdienst?
• Als je een factuur ontvangt, weet je dan zeker dat je de juiste informatie uit de factuur overneemt en op de juiste plaats in de administratie verwerkt?
• Wat gebeurt er als er wijzigingen komen in wet- en regelgeving vanuit de Belastingdienst?
• Waar bewaar je de Excel administratie?
• Wat doe je als de computer het begeeft?
• Mocht je een boekhouder willen inschakelen: hoe zorg je ervoor dat alle informatie uit de Excel administratie bij de boekhouder terecht komt? En andersom?
• Hoe behoud je overzicht in de facturen?
• Hoe weet je welke facturen betaald zijn? En is de factuur volledig betaald?
• Welk bedrag staat er bij een bepaalde klant nog open?
• Hoeveel btw moet er uiteindelijk afgedragen worden aan de Belastingdienst?
• Als je een factuur ontvangt, weet je dan zeker dat je de juiste informatie uit de factuur overneemt en op de juiste plaats in de administratie verwerkt?
• Wat gebeurt er als er wijzigingen komen in wet- en regelgeving vanuit de Belastingdienst?
• Waar bewaar je de Excel administratie?
• Mocht je een boekhouder willen inschakelen: hoe zorg je ervoor dat alle informatie uit de Excel administratie bij de boekhouder terecht komt? En andersom?
• Wat doe je als de computer het begeeft?

Waarom kiezen voor een boekhoudsysteem?

Starten met een boekhoudsysteem kan eenvoudig. Bij de meeste leveranciers voor boekhoudsoftware kun je het pakket eerst 30 dagen gratis proberen. Daarbij is er online vaak veel informatie beschikbaar over boekhouden en het opzetten van een administratie in de vorm van webinars, instructievideo’s, kennisartikelen of een forum.

Een belangrijk voordeel van administratieve software is dat de leverancier verantwoordelijk is voor het doorvoeren van alle wijzigingen in belastingregels. In de communicatie hierover word je, als klant, goed geïnformeerd of doorverwezen naar de juiste informatie. Maar de grootste reden waarom je een boekhoudsysteem moet gebruiken, is de automatisering van je boekhouding.

• Een ontvangen factuur kun je automatisch laten verwerken in de administratie. Je hoeft zelfs de factuur niet uit je e-mail te halen.
• Maak een foto van een tankbonnetje met je smartphone en laat deze direct in de administratie verwerken.
• Je kunt de administratieve software koppelen met je bank, zodat betalingen iedere dag op je facturen worden bijgewerkt. Hierdoor heb je direct inzicht in welke bedragen er nog open staan.
• De software maakt op basis van alle gegevens in de administratie een btw-aangifte. Deze kun je vanuit de software met één druk op de knop bij de Belastingdienst indienen.
• Administratieve software is ook te koppelen aan een webwinkel, indien je deze bezit. Hierdoor worden bestellingen, betalingen en voorraad automatisch bijgewerkt.
• Indien je de administratie online plaatst, kun je overal en via zowel je laptop als smartphone je administratie benaderen.
• Via de administratieve software kun je jouw accountant toegang geven tot de administratie. Je accountant kan dan meekijken en de administratie controleren

Met deze automatische handelingen bespaar je jezelf veel tijd. Tijd die je als ondernemer vervolgens kunt inzetten voor datgene waar je goed in bent: ondernemen.

Welke administratie software past bij mij?

Een aantal tips voor het vinden van het juiste pakket op een rij:

• Als je onderneming groeit, kun je dan eenvoudig overstappen naar een uitgebreider pakket met meer mogelijkheden?
• Is hulp van de klantenservice inbegrepen bij de pakketprijs?
• Is er een forum waar je vragen kunt stellen, zijn er instructievideo’s beschikbaar en worden er webinars gegeven?
• Kun je trainingen volgen?
• Worden er extra kosten in rekening gebracht voor meerdere gebruikers of bepaalde (online) diensten?
• Welke software raadt je accountant aan?
• Sluit de administratieve software aan op andere software die je gebruikt, zoals een reserveringssysteem?