Niels Hoorn
Gepubliceerd: 22 mei 2023
De bewaarplicht administratie is cruciaal voor elke ondernemer. Als je je financiële gegevens niet goed bijhoudt en bewaart, kan dit het einde van je bedrijf betekenen. Hoe voldoe je aan de bewaarplicht administratie? Dit artikel biedt inzichten en tips om je administratie op orde te houden.
Wat is de bewaarplicht administratie?
De bewaarplicht administratie is de wettelijke verplichting om de financiële administratie te bewaren. De Belastingdienst verplicht ondernemers om hun administratie 7 jaar lang te bewaren. Dit gaat om alles wat iets zegt over je inkomsten en uitgaven, zoals facturen en bonnetjes. Zo kan de Belastingdienst ook na enkele jaren nog controleren of je je administratie goed hebt bijgehouden of dat je genoeg belasting hebt betaald. Gegevens over onroerende zaken moet je zelfs 10 jaar bewaren.
Waarom is de bewaarplicht administratie belangrijk?
De bewaarplicht administratie is om verschillende redenen van groot belang voor ondernemers:
• Wettelijke eis - Door te voldoen aan de bewaarplicht administratie voorkom je boetes en juridische complicaties. Het niet naleven van deze verplichting kan uiteindelijk zelfs tot opheffing van je bedrijf leiden.
• Belastingaangifte en controle - De Belastingdienst moet op een later moment je administratie kunnen inzien voor belastingcontroles en -aangiften. Door je administratie goed bij te houden en te bewaren, maak je het jezelf en de Belastingdienst zo makkelijk mogelijk.
• Financieel inzicht - Een goed bijgehouden administratie biedt waardevolle informatie over de financiële gezondheid van je bedrijf. Het geeft je inzicht in je inkomsten en uitgaven (van nu en in het verleden), zodat je facturen op tijd kunt betalen en financiële beslissingen goed onderbouwd kunt nemen.
Hoe voldoe je aan de bewaarplicht administratie?
Om als ondernemer te voldoen aan de bewaarplicht administratie, raden we aan om deze stappen te zetten:
• Organiseer je documenten - Zorg dat je alle financiële documenten goed organiseert, zoals facturen, bonnen, bankafschriften, contracten en jaarrekeningen. Orden ze op een gestructureerde manier, zodat je ze gemakkelijk kunt vinden wanneer dat nodig is.
• Gebruik digitale tools – Werk met digitale boekhoudsoftware. Dit helpt je bij het organiseren en opslaan van digitale kopieën van je documenten, waardoor je papierwerk vermindert. Met slimme tools als ‘scan en herken’ zet je papieren bonnen in een handomdraai om in een digitale variant, zodat je geen bewijsmateriaal meer kunt verliezen.
• Maak regelmatig back-ups – Maak regelmatig back-ups van je administratieve gegevens. Dit kan op fysieke externe harde schijven, maar slimmer is om het op veilige wijze in de cloud te doen. Dan kun je de gegevens ook niet kwijtraken door diefstal of een brand. Back-ups zijn essentieel om te zorgen dat je gegevens niet verloren gaan bij eventuele technische storingen of datacorruptie.
• Informeer jezelf over de specifieke vereisten - De bewaarplicht administratie kan verschillen afhankelijk van de aard van je bedrijf en de sector waarin je actief bent. Informeer jezelf over de specifieke vereisten voor jouw situatie. Raadpleeg de website van de Belastingdienst om volledig op de hoogte te zijn.
Goed op orde
Het naleven van de bewaarplicht administratie is van cruciaal belang voor ondernemers. Je voorkomt boetes en juridische complicaties, het biedt je waardevolle informatie voor belastingaangiften en het geeft je financieel inzicht in je bedrijf. De juiste organisatorische en digitale tools kunnen je helpen om je administratie goed op orde te hebben.
SnelStart staat voor je klaar
Vragen over de bewaarplicht administratie? Neem contact op met je boekhouder of kijk op de site van de Belastingdienst. Heb je hulp nodig hebt bij het efficiënt organiseren van je administratieve gegevens? De experts van SnelStart staan voor je klaar. SnelStart is een vertrouwde naam in de boekhoudwereld en ondersteunt ondernemers met slimme softwareoplossingen bij hun administratieve taken.
