Barry’s boekhoudsoftware beweegt mee met zijn bedrijf

Als ondernemer begin je vaak met een klein idee, dat kan uitgroeien tot iets groots. Je administratie groeit mee, en dat brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Een boekhoudpakket dat flexibel meebeweegt met je bedrijf is dan essentieel, zoals het verhaal van Barry de fietsenmaker laat zien.

Barry’s verhaal begint op zijn dertiende, tijdens een snuffelstage bij een fietsenwinkel. Fietsen repareren werd zijn passie en op zijn negentiende start hij zijn eigen bedrijf: Barry's Bikes. En dan begint het avontuur.

Barry's eerste stappen

Kort na de oprichting van Barry’s Bikes krijgt hij een brief van de Belastingdienst: Barry moet elk kwartaal btw-aangifte doen. Barry krijgt lichte stress en op aanraden van zijn oude werkgever besluit hij een boekhouder te zoeken. Hij komt terecht bij Yvon. Ze bespreken wat Barry nodig heeft, wat hij zelf kan en wat de mogelijkheden zijn. Samen kiezen ze het pakket inOrde.

InOrde heeft alles wat Barry nodig heeft: de inkoopbonnen van de groothandel en kassabonnetjes kan hij met zijn mobiel snel inscannen. Facturen die via de mail binnenkomen stuurt hij door naar een mailbox. Al die bonnen en facturen staan gelijk in zijn boekhouding, zodat Yvon ze snel kan verwerken. Barry opent een zakelijke bankrekening, zodat hij zijn zakelijke opbrengsten makkelijk gescheiden houdt van zijn privé-geld. Met een handige bankkoppeling worden de bij- en afschrijvingen van de zakelijke rekening automatisch in zijn boekhouding gezet, zodat Yvon ook die kan verwerken.

Omdat de meeste verkopen cash worden afgerekend, met een handgeschreven bon, maakt Barry zelf geen facturen. Hoeveel hij heeft verkocht geeft hij dagelijks door aan de boekhouder en de inhoud van de kas stort hij een paar keer per week op zijn bankrekening. Dit geeft Barry de vrijheid om te doen waar hij goed in is: fietsen repareren.

Barry’s business groeit

Barry’s bedrijf groeit. Steeds meer klanten komen naar hem toe en willen graag per pin betalen; voor Barry zelf ook handig, want dan hoeft hij minder contant geld te storten bij de bank. Een pinapparaatje is snel geregeld en al snel komen er nog meer klanten. Door de grote hoeveelheid klanten raakt Barry het overzicht kwijt. Facturen raken zoek, waardoor Barry uit zijn hoofd moet bepalen wat zij diensten kosten. Achteraf blijkt vaak dat hij dit veel te laag inschat en dat hij eigenlijk voor niets aan het werk is geweest.

Boekhouder Yvon adviseert Barry over te stappen naar SnelStart inStap, een boekhoudpakket waarmee hij makkelijk zelf facturen kan maken en versturen. De overgang verloopt soepel en Barry houdt zijn administratie beter onder controle. Voortaan maakt Barry na elke reparatie snel een factuur in SnelStart.

Yvon ziet welke betaling bij welke factuur hoort en Barry geeft sommige klanten de factuur gewoon mee, zodat ze het bedrag later thuis kunnen overmaken. Op het financiële dashboard in de app kan hij zien hoeveel omzet en winst hij heeft gedraaid. Barry begint zelfs plezier te krijgen in zijn administratie.

Barry breidt uit en automatiseert

Barry’s Bikes blijft groeien. Barry ziet overal kansen en zijn boekhouder Yvon staat hem met veel plezier bij. Zo start Barry een extra abonnementservice voor zijn vaste klanten: het Fiets-Zeker-Plan. Hij besluit bovendien zijn aanbod uit te breiden met de verkoop van nieuwe en tweedehands fietsen. Zo groeit zijn zaak van reparatiewerkplaats naar fietsenwinkel.

Op advies van Yvon stapt Barry over op SnelStart inBalans. Hiermee maakt hij facturen en regelt hij zelf de abonnementen en automatische incasso’s van het Fiets-Zeker-Plan. InBalans is ook een ‘must’ om tweedehands artikelen geautomatiseerd op de juiste wijze te verwerken. Ook kan Barry in inBalans handig de kortingen verwerken, zodat ze automatisch op de facturen worden verwerkt.

De nieuwe diensten van Barry zijn een groot succes. Steeds meer fietsers weten zijn zaak te vinden. Barry neemt een werknemer aan en checkt regelmatig in het financiële dashboard hoe Barry’s Bikes er voor staat. Boekhouden wordt nu meer ‘serious business’ en Barry volgt een SnelStart-training zodat hij precies weet wat hij met de software kan. En als Barry het toch niet snapt belt hij Yvon. Zij kijkt dan even met hem mee en helpt hem verder.

Barry’s Bikes gaat online

Vijf jaar later is Barry’s Bikes flink gegroeid. Er zijn meer medewerkers aangenomen en Barry heeft een nieuwe vestiging geopend in een andere stad. Ook heeft hij een administratief medewerker die op kantoor de zaken regelt.

Barry krijgt steeds vaker vragen van mensen die niet in de buurt wonen: ‘kan ik ook online een fiets kopen?’. Dat ziet Barry wel zitten. Hij laat een webshop bouwen en stapt in overleg met Yvon over naar het pakket SnelStart inZicht. Zo kan hij makkelijk pakbonnen en orderbevestigingen aanmaken én de voorraden worden direct bijgewerkt.

Deze nieuwe ontwikkeling brengt ook uitdagingen met zich mee. Barry verliest het overzicht in de inkomsten en uitgaven. Wat loopt goed en wat niet? Hij wil graag weten welk filiaal hoeveel verdient, waarop hij kosten kan besparen en hoe winstgevend de online shop is. Barry laat Yvon de kostenplaatsen voor hem inrichten. Nu in- en verkopen op kostenplaatsen kunnen worden geboekt, ziet hij gelijk waar de meeste winst zit en kan hij oplossingen verzinnen voor de minder winstgevende bedrijfsonderdelen.

Barry’s groei versnelt met inHandel

Barry’s Bikes wordt groter en groter. Naast fietsen verkoopt het bedrijf nu ook accessoires als helmen, kleding en fietstassen. Zowel in de fysieke winkels als online. Soms willen mensen iets bestellen dat niet op voorraad is. Deze bestellingen gaan dan in backorder, zodat ze kunnen worden verstuurd zodra ze zijn binnengekomen. Barry en zijn medewerkers vinden het lastig dit goed te monitoren. Soms blijkt iets ineens niet meer op voorraad te zijn en  pakketten inpakken wordt een steeds lastigere klus. De webshop met accessoires is zo'n succes, dat hij ook gekoppeld moet worden aan de administratie.

Met dank aan boekhouder Yvon stapt Barry over naar SnelStart inHandel, hét pakket wanneer je werkt met een webshop en een fysieke winkel. Een implementatiepartner helpt bij het instellen van de administratie in inHandel. Elke order, via de webshop of een van de winkels, komt nu rechtstreeks binnen in de administratie. De voorraden worden goed bijgehouden, backorders niet meer vergeten en de btw correct verrekend, ook bij kortingsacties.

Barry’s Bikes heeft nóg meer tevreden klanten en de medewerkers doen sneller en met meer plezier hun werk.

Past jouw boekhoudpakket nog bij je bedrijf?

Het verhaal van Barry de fietsenmaker is fictief, maar gebaseerd op echte voorbeelden. Zijn groei, van leerling-fietsenmaker tot ondernemer met een webshop en twee winkels, laat zien hoe belangrijk het is dat je boekhoudsoftware kan meebewegen met je bedrijfsontwikkelingen. Dit kan natuurlijk ook betekenen dat je uitgebreidere functies niét meer nodig hebt. Met SnelStart stap je eenvoudig over naar een passend boekhoudpakket. Twijfel je of jouw boekhoudpakket nog aansluit bij de behoeften van je bedrijf? Bekijk onze pakketvergelijker of plan een vrijblijvend adviesgesprek in.