11 tips voor een succesvolle workation

Veel bedrijven hebben de dagelijkse kantoorplicht voor medewerkers afgeschaft. Deels thuiswerken is het nieuwe normaal. Ook de workation groeit in populariteit, maar is nog minder gebruikelijk. Werk en vakantie: valt dat ook wel te combineren? Hoe maak je er écht een fijne tijd van? Start in ieder geval met het lezen van deze 11 tips.

Wat is workation?  

Workation is een samentrekking van work en vacation. Dat betekent werk en vakantie combineren, met liefst een beetje werk en veel vakantie. Want of je nu op kantoor, aan de keukentafel of in de tuin van een Frans vakantiehuisje werkt, het kan tegenwoordig allemaal.  

Tips voor een succesvolle workation

1. Zorg voor een geschikte locatie

   Wie digitaal werkt, kan met de laptop onder de arm de wereld rond. Toch is niet elke locatie even geschikt voor werken op afstand. Een afgelegen eiland heeft misschien geen internet of mobiel bereik. Dat is dan een betere bestemming voor een échte vakantie, als je niet hoeft te werken. 
   
   

2. Kies een 'rustige' periode

   Ook teveel drukte werkt niet. Een werkweek van 60 uur gaat ook in Spanje niet als vakantie voelen. Ga dus niet in je allerdrukste periode op workation, maar kies een moment waarin er ruimte is voor vrije tijd. Je wilt niet na de workation thuiskomen met het gevoel dat je toe bent aan vakantie.  
   
   

3. Niet in de btw-maand

   Een workation vlak voor het eind van de btw-maand? Liever niet. Als ondernemer kun je dit nog wel voor zijn door alles tijdig aan te leveren bij je boekhouder, maar de boekhouders en accountants onder ons gaat dit niet op. Stel dat de wifi-verbinding niet werkt, je laptop het begeeft, er een hittegolf uitbreekt of een klant toch niét alle gegevens blijkt te hebben aangeleverd. Dan wordt je workation een gestreste race tegen de klok en had thuisblijven een beter gevoel gegeven.
    

4. Maak tijd voor vrije tijd

   Het is een goed idee om afspraken te maken met je reisgenoten: ‘Ik werk tot 11 uur en daarna gaan we naar het zwembad’. Neem tussendoor tijd voor een cappuccino in dat leuke cafeetje op de hoek en reserveer alvast een tafeltje voor de lunch, dat geeft een mooi doel om je werk snel af te maken. Plan vaste werkblokken en houd je daar echt aan. Het is tenslotte ook vakantie.
5. 
   

   Zoek een comfortabele werkplek

   Werken onder een parasol op een terras lijkt heerlijk, maar doet de concentratie geen goed. Neem de tijd om een rustige werkplek uit te zoeken, verbindingen op te zetten, goed zicht te hebben op je beeldscherm en je draai te vinden. Steeds meer reisorganisaties bieden workations aan, met een comfortabele plek voor werk én vrije tijd. Zo is een workation sneller geregeld.
   
   

6. Klaar is klaar

   Is het werk klaar, laat het dan ook echt klaar zijn. Maak van het einde van de werkuren een vast afsluitmoment. Schakel de laptop helemaal uit, leg werkspullen bij elkaar in een hoekje en stap in je vakantieschoenen (of -slippers). De werkdag zit erop, het is tijd voor ontspanning. Begin lekker vroeg, zodat je op tijd klaar bent en optimaal kunt genieten van je bestemming.
   

7. Tref technische voorbereidingen

   Een goede voorbereiding maakt je workation. Is er een veilige, snelle internetverbinding op de reisbestemming? Neem voor de zekerheid een eigen (mobiele) wifi-router mee, die via een simkaart verbinding maakt met het internet. Ga je naar het buitenland, koop dan daar een simkaart voor de wifi-router. Nederlandse simkaarten blijken over de grens niet altijd de beloofde snelheid te houden. Je kunt ook een smartphone instellen als hotspot. Denk dan wel aan je datalimiet én het energieverbruik: een hotspot kost erg veel energie, waardoor de telefoon op kan warmen en de batterij snel leeg is.  

8. Veiligheid voor alles

   Natuurlijk denk je aan de veiligheid. Houd jouw (financiële) gegevens en die van je klanten altijd veilig. Opslag in de cloud is de beste optie. Een harde schijf kan gestolen worden of crashen. Cloud-opslag verkleint de kans dat gegevens zoekraken of in verkeerde handen vallen. Van plan om op een openbaar netwerk te werken? Denk dan ook aan een VPN, een Virtual Private Network. Dit versleutelt de gegevens tussen je laptop en het internet. Je stelt dit eenmalig in en het zorgt zowel op kantoor als op vakantie voor een veilige verbinding.

9. Alles online!

   Zorg dat je al je werk online kunt afhandelen. Je planning, berekeningen, aantekeningen: voor bijna alles is tegenwoordig wel een online oplossing. Ook voor je administratieve werk. Lever je je bonnen en facturen nog in een boodschappentas af bij je boekhouder? Start dan snel met online samenwerken. Via e-mail binnengekomen facturen stuur je naar een eigen mailbox en papieren bonnen belanden via een foto in de administratie. Scan-en-herken zet boekingsvoorstellen klaar en een bankkoppeling zorgt voor automatische aflettering. 
   
   Ben je zelf boekhouder en willen niet al je klanten online met je samenwerken? Neem dan je klanten mee die wél alles digitaal aanleveren. De rest kun je alsnog op kantoor doen. De ondernemers die digitaal hun documenten aanleveren, kunnen weinig fout doen. Je kijkt vanaf je workation-adres snel de voorgestelde boekingen na. Ideaal!
   

10. Doe eerst een 'proef-workation'

    Ga een paar dagen naar een mooie plek dicht bij huis. Plan om te beginnen één enkele ochtend waarop je echt aan het werk gaat. Zo is het risico beperkt en kun je proeven of dit naar meer smaakt. 

11. Neem ook een echte vakantie 

    Maak niet van iedere vakantie een workation. Kúnnen werken op vakantie is mooi, altijd moeten werken is heel iets anders. De geest en het lichaam hebben ook rust nodig. 

Workation, een kwestie van vertrouwen

Een workation is altijd een kwestie van vertrouwen. Zorg voor duidelijke afspraken met je collega's, leidinggevenden of medewerkers. Overleg samen welke werkzaamheden absoluut gedaan moeten worden en wat nog wel kan wachten. Maak het meetbaar, zodat achteraf geen gedoe ontstaat.