Alles over de btw- en ICP-aangifte

In SnelStart Web

Klik in SnelStart Web in de linker menubalk op Financieel → Btw-aangiften of ICP-aangiften. SnelStart kijkt naar de boekingen die je hebt ingevoerd in je administratie en zet een aangifte voor je klaar als dat nodig is. Gedurende het lopende tijdvak wordt de aangifte steeds bijgewerkt met de laatst ingevoerde gegevens. Zo kun je precies bijhouden hoeveel btw of ICP je aan het eind van het tijdvak verschuldigd bent of moet terugontvangen van de Belastingdienst.

Tip: Wist je dat je in het Financiële dashboard in SnelStart Web altijd precies kunt zien hoeveel btw je moet afdragen of terugontvangen? De berekening wordt gemaakt op basis van de cijfers die je hebt ingevoerd. Je vindt het dashboard op Financieel → Dashboard.

In SnelStart 12

Ga in SnelStart 12 naar het tabblad Boekhouden en klik op de tegel Btw-aangifte of Icp-aangifte. In het scherm zie je de laatst berekende of ingediende btw- of ICP-aangifte. Wil je alvast weten hoe de stand is gedurende het lopende tijdvak? Klik dan op de knop Bereken ... die bovenaan de laatst ingediende aangifte staat.

Wil je bijvoorbeeld in september 2023 alvast weten welk bedrag je moet afdragen op basis van de ingevoerde gegevens, klik dan bovenaan de vorige (al ingediende) btw-aangifte over het tweede kwartaal op de knop Bereken 3e kwartaal 2023.

Let op! SnelStart 12 houdt niet automatisch de berekening bij. Heb je een tussentijdse berekening gemaakt, zorg dan dat je aan het eind van het kwartaal klikt op Herberekenen. Pas dan worden ook de na de berekening ingevoerde bedragen meegenomen in je aangifte.

De btw- en ICP-aangifte worden berekend op basis van de gegevens die je hebt ingevoerd. Per onderdeel van de btw- en ICP-aangifte kun je een gedetailleerde specificatie zien van de ingevoerde bedragen.

In SnelStart Web

Doe je de btw- of ICP-aangifte in SnelStart Web? Klik dan op het pijltje naar beneden aan de linkerkant van het onderdeel waarover je meer wilt weten. Daarmee vouw je het balkje uit en zie je totaalbedragen. Wil je weten welke boekingen je hebt gemaakt om tot dit totaalbedrag te komen? Selecteer dan in het menu links Grootboeken. In het zoekvenster linksboven kun je het grootboek opzoeken (bijv. Omzet hoog). Selecteer de grootboekrekening en klik op de knop Ga naar boekingen om een overzicht te zien van alle boekingen die in het huidige boekjaar zijn gemaakt op deze grootboekrekening. Alle boekingen met een datum in de huidige btw-periode worden meegenomen in de berekening van de btw- of ICP-aangifte. Met de knop Filter rechtsboven kun je de periode selecteren waarover je de gegevens wilt bekijken.

In SnelStart 12

Als je de aangifte doet in SnelStart 12 kun je de specificatie van het betreffende onderdeel weergeven door te klikken op het plusje links naast het betreffende onderdeel. Heb je de aangifte berekend in SnelStart Web, dan zie je hier geen specificaties. Zoek deze op in SnelStart Web. Je kunt wel de boekingen controleren in SnelStart 12 als je dat wilt (de uitleg vind je hieronder).

In het uitgevouwen balkje zie je de grootboekrekeningnummers waaronder boekingen zijn gemaakt. Kies in het tabblad Boekhouden de optie Grootboekmutatiekaarten en typ het grootboekrekeningnummer in het zoekvenster. Je krijgt nu een overzicht van alle op deze grootboekrekening gemaakte boekingen in het huidige boekjaar. Alleen de boekingen met een datum in het afgelopen tijdvak worden meegenomen in de btw- of ICP-aangifte. In de kolom Datum kun je aangeven welke boekingsdata je wilt weergeven. Onder de kop '2. Controleer de grootboekmutatiekaarten' op deze FAQ-pagina vind je meer manieren om te controleren of alle boekingen goed zijn gemaakt.

De btw-aangifte in SnelStart wordt berekend op basis van de bedragen die je hebt ingevoerd. Een afwijking in het verwachte btw-bedrag kan meerdere oorzaken hebben. Controleer de onderstaande onderdelen van je boekhouding om te ontdekken waar het is misgegaan. In de blokken hieronder leggen we per onderdeel uit wat je kunt doen.

1. Controleer het boekingenscherm
2. Controleer de grootboekmutatiekaarten
3. Orden het boekhoudvenster op Invoer
4. Herbereken de btw-aangifte

1. Open SnelStart 12 en log in op je administratie. Ga naar Rapportage → Boekingen.
2. Controleer of de kolom Laatste wijziging zichtbaar is. Staat deze niet in het scherm, voeg hem dan eerst toe. Om dat te doen klik je rechtsboven op het blauwe tandwiel (instellingen) en kies je Kolommen kiezen. Klik op Laatste wijziging en sleep de kolom naast de kolom Datum in het boekingenscherm.
3. Vergelijk de kolom Datum met de kolom Laatste wijziging. Btw-bedragen worden berekend in het tijdvak van de factuurdatum. Heb je een of meer factuurdata ingevoerd die in een vorig tijdvak vallen? Dan worden deze niet meegenomen in het tijdvak waarin je nu aangifte doet. Corrigeer de factuurdatum als het een tikfout was, of geef een correctie door aan de Belastingdienst (zie verderop in de vragenlijst).

1. Ga in SnelStart 12 naar Rapportage → Grootboekmutatiekaarten.
2. Vink het vakje onder Btw-controle aan. Dit staat in de oranje balk. Hierdoor worden alleen de boekingen getoond waarbij de btw afwijkt van de werkelijke berekening. Dit kan gebeuren door een handmatige aanpassing, een typfout, of bijvoorbeeld doordat bestanden niet goed zijn geïmporteerd.
3. Je kunt een boeking openen door erop dubbel te klikken.
4. Wijzig incorrecte boekingen en herbereken de btw-aangifte (zie verderop in deze vragenlijst).

Alleen de boekingen met een datum die binnen het tijdvak valt, worden meegenomen in de berekening van de btw-aangifte over datzelfde tijdvak. Heb je in het huidige tijdvak een factuur ingevoerd met een eerdere datum, dan wordt deze niet meegenomen in de berekening van de aangifte.

Een voorbeeld
Je hebt in september een boeking ingevoerd met een factuurdatum in mei. Deze wordt niet meegenomen in de berekening van de btw-aangifte over het derde kwartaal. Heb je de factuurdatum per ongeluk verkeerd ingevoerd? Of is dit een oude factuur die je vergeten was?

Om snel te zien of je onlangs een boeking hebt ingevoerd met een datum in een vorig tijdvak doe je het volgende:

1. Ga naar Boekhouden
2. Bovenin het tabblad zie je Indelen op. Selecteer daarachter de optie Invoer.
3. De lijst met boekingen is nu gesorteerd op de datum van invoer.
4. Controleer of de boekingen die je hebt gemaakt in de afgelopen periode allemaal een factuurdatum hebben die in deze periode valt. Zie je een afwijkende datum? Open dan de boeking door erop te klikken. Kijk of de datum moet worden aangepast, of dat dit echt een oudere factuur is, die je in de afgelopen btw-periode pas hebt ingevoerd.
   
   Als het echt een oudere factuur is (uit een btw-tijdvak waarover al aangifte is gedaan), dan moet je over dat bedrag alsnog btw-aangifte doen. Is het te verrekenen bedrag lager dan € 1.000 dan neemt SnelStart dit bedrag automatisch mee in de volgende aangifte. In dat geval zie je in een volgende aangifte dus een ander bedrag dan je misschien had verwacht.
   
   Is het te verrekenen bedrag hoger dan € 1.000, dan zet SnelStart automatisch een suppletie-aangifte voor je klaar.
   
   Let op! De automatische correctie of suppletie wordt alleen gemaakt als je in Instellingen → Boekhouding → Tussentijdse suppleties berekenen een vinkje hebt staan. Staat dit vinkje er niet, dan moet je de aangifte zelf corrigeren via de site van de Belastingdienst.

Links bovenaan de btw-aangifte in SnelStart 12 zie je een rechthoekig tekstvak. Daarin staat 'Deze aangifte is berekend op dd-mm-jjjj, en nog niet verzonden.' Heb je de aangifte al eens eerder berekend (bijvoorbeeld omdat je nieuwsgierig was hoeveel je moet betalen of terug ontvangen)? Dan staat daar nog de datum van de vorige berekening. De sindsdien toegevoegde boekingen staan er nog niet bij. Je btw-aangifte moet eerst worden bijgewerkt. Klik hiervoor op de knop Herberekenen die vlak onder het tekstvak staat. Daarna is de aangifte up-to-date. In SnelStart Web hoeft dit niet. Hier wordt je btw-aangifte altijd automatisch bijgewerkt met de laatst ingevoerde cijfers.

De ICP-aangifte is een opgave van intracommunautaire prestaties. Dit zijn alle diensten en leveringen naar andere EU-landen. Exporteer je diensten of goederen naar ondernemingen in andere EU-landen dan ben je verplicht opgaaf ICP te doen. Lees hierover meer op de website van de Belastingdienst. Als je in de afgelopen btw-periode zaken hebt gedaan waarover je ICP-aangifte moet doen, zet SnelStart automatisch een aangifte voor je klaar. Je kunt ICP-aangifte doen vanuit SnelStart Web of SnelStart 12.

De ICP-aangifte wordt berekend op basis van de ingevoerde gegevens, volgens de voorschriften van de Belastingdienst. Kloppen de bedragen in je ICP-aangifte niet, controleer dan de volgende onderdelen:

1. Kijk of de btw-nummers van buitenlandse klanten correct zijn ingevoerd. Voer eventueel een VIES-check uit om te controleren of het hier om een geldig btw-nummer gaat. Dit kan zowel in SnelStart Web als SnelStart 12. De knop voor de VIES-check vind je bij de relatiegegevens van je klanten en leveranciers.
2. Klopt een btw-nummer niet, of kloppen de klantgegevens niet? Maak dan een nieuwe klantkaart aan. Het verwijderen van het btw-nummer geeft een foutcode, omdat bij zakelijke klanten buiten Nederland het btw-nummer verplicht moet worden opgegeven. Het wijzigen van het btw-nummer leidt tot een automatische correctie van eerder berekende ICP-aangiften.
3. Kijk of de klant daadwerkelijk in een EU-land gevestigd is. De ICP-aangifte betreft alleen EU-landen. Denk hierbij ook bijvoorbeeld aan Brexit: het Verenigd Koninkrijk is geen EU-land meer.
4. Bij het berekenen van de ICP-aangifte kijkt de Belastingdienst naar het afleveradres van de goederen en niet naar het factuuradres. Staan de adresgegevens correct ingevoerd?
5. Controleer of de omzetrekening waarop je deze verkopen boekt de functie 80 (handelsgoederen) of functie 88 (diensten) heeft. Alleen dan worden deze gegevens correct meegenomen in de ICP-aangifte.
6. Is er een correctie nodig op een eerder ingediende ICP-aangifte? Dien deze dan handmatig in bij de Belastingdienst.

Handel je in margegoederen, dan zijn de regels voor het berekenen van de btw anders. De Belastingdienst heeft de juiste informatie over regels, uitzonderingen en berekening. Vanaf het pakket inBalans kun je in SnelStart 12 facturen maken met marge en globalisatie.

Als er in het afgelopen tijdvak nog in- of verkopen zijn toegevoegd met een datum in een vorig tijdvak waarover al btw-aangifte is gedaan, dan moet de btw-aangifte worden aangepast. Dit heet een suppletie. Is het verschil met de originele (al ingediende) aangifte meer dan € 1.000 dan zet SnelStart automatisch een suppletie-aangifte voor je klaar. Deze verschijnt bij de andere btw-aangiftes. Had je deze suppletie niet verwacht? Check dan of er bij de invoer in het afgelopen tijdvak een afwijkende datum is ingetypt. Hoe je dit kunt controleren vind je bij de vraag 'Mijn btw-aangifte klopt niet' bovenaan deze FAQ. Is het te verrekenen bedrag lager dan € 1.000 dan neemt SnelStart dit bedrag automatisch mee in de volgende aangifte. In dat geval zie je in een volgende aangifte dus een ander bedrag dan je misschien had verwacht.

Is het te verrekenen bedrag hoger dan € 1.000, dan zet SnelStart automatisch een suppletie-aangifte voor je klaar.

Let op! De automatische correctie of suppletie wordt alleen gemaakt als je in Instellingen → Boekhouding → Tussentijdse suppleties berekenen een vinkje hebt staan. Staat dit vinkje er niet, dan moet je de aangifte zelf corrigeren via de site van de Belastingdienst.

Als je in de btw- of ICP-aangifte op Versturen klikt, verzend je de aangifte direct naar de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft vervolgens 72 uur de tijd om je aangifte te accepteren. Zolang de aangifte niet is geaccepteerd, staat je aangifte als 'niet geaccepteerd' in SnelStart. Pas als de status op geaccepteerd staat is de aangifte officieel aangekomen bij de Belastingdienst. Accepteert de Belastingdienst je aangifte niet? Neem dan contact op met de Belastingdienst of met je boekhouder om uit te zoeken wat er aan de hand is.

Het is aan jezelf om in de gaten te houden of de aangifte is geaccepteerd. Het helpt om niet op het allerlaatste moment je btw-aangifte te doen. Aan het eind van de maand heeft de Belastingdienst vaak problemen met het verwerken van de grote hoeveelheid aangiftes. Dit leidt regelmatig tot storingen. Het is aan jou om te zorgen dat de Belastingdienst op tijd de aangifte ontvangt.

Wanneer je de ICP-aangifte per maand doet, moet je deze aangifte ook doen wanneer je die maand geen omzet hebt gemaakt in EU-landen buiten Nederland. Deze aangifte met als te verrekenen bedrag € 0 kun je niet direct vanuit SnelStart versturen omdat het een 0-aangifte betreft. Je kunt wél het vakje 'Buiten SnelStart om aangeven' aanvinken en opslaan. Zo is de aangifte in SnelStart afgehandeld en kun je het eerstvolgende kwartaal weer zonder problemen berekenen.

In je ondernemersportaal bij de Belastingdienst kun je bevestigingsmails aanzetten. Je krijgt dan op tijd (vaak iets te vroeg) een herinnering dat je aangifte moet doen en een bevestiging dat deze verstuurd is. Zo hoef je niet alleen op de software of je boekhouder te vertrouwen en kun je het bijna niet meer vergeten.

Het is niet mogelijk om tijdens je proefabonnement de btw- of ICP-aangifte te doen via SnelStart. Pas als het abonnement definitief is bevestigd kan de aangifte vanuit SnelStart worden berekend en verstuurd naar de Belastingdienst.